Mediapankin tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Turun yliopisto

20014 TURUN YLIOPISTO

puh. 029 450 5000

faksi (02) 333 5040

mediabank@utu.fi


2. Rekisteristä vastaava henkilö

​Asiakirjahallintopäällikkö Hanna Knuuti
Asiakirjapalvelut

20014 TURUN YLIOPISTO

+358 29 450 2344

hanna.knuuti@utu.fi


Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkiston (HKT-arkiston) osalta:
Yliopisto-opettaja Kirsi Hänninen
Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkisto (HKT-arkisto)
20014 TURUN YLIOPISTO

+358 50 3568742 (ma-ke klo 9:00-15:30)

kultutarkisto@lists.utu.fi  


3. Rekisterin nimi

​Turun yliopiston mediapankki


4. Rekisterin käyttötarkoitus

Turun yliopisto säilyttää Arkistolain (831/1994) perusteella yliopiston pysyvästi säilytettävät valokuvat mediapankissa.

Mediapankista on myös julkinen tietokanta, jonka kuvat on tarkoitettu Turun yliopistossa tapahtuvan koulutuksen ja tutkimuksen markkinointiin sekä yliopiston toiminnasta viestintään. Kuvien käyttö on sallittu myös opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

Mediapankkiin kirjautunut käyttäjä voi tilata arkiston kuvia tilauslomakkeella. Lomake toimii samalla kuvankäyttösopimuksena arkiston ja käyttäjän välillä.


Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen arkisto (HKT-arkisto) pitää sisällään Turun yliopiston historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen oppiaineiden tutkimusta ja opetusta varten muodostamia kokoelmia. HKT-arkisto on tutkimusarkisto, jonka aineistoja voi käyttää tieteellisessä tutkimuksessa ja opetuksessa. Aineistot ovat kuvia, haastatteluja, videomateriaalia tai dokumentteja. Aineistoja voi tilata mediapankista asianmukaiseen käyttöön. Tilauslomake toimii käyttöehtoihin sitovana aineistonkäyttösopimuksena arkiston ja käyttäjän välillä.


5. Rekisterin sisältö, toiminnallinen kuvaus

​Tiedot ovat osaksi henkilötietoja, osaksi muita tietoja.

Kuvien metatiedot:

  • Kuvan aihe
  • Kuvaaja
  • Ajankohta ja paikka
  • Kuvassa olevien henkilöiden nimet ja ammatit
  • Digitoidun kuvan osalta alkuperäisen kuvan tekniset tiedot
  • Digitoidun kuvan osalta alkuperäisen kuvan arkistointitiedot
  • Kuvan lahjoittajan tai luovuttajan nimi

Tilauslomake/kuvankäyttösopimus:

  • Käyttäjätunnus
  • Kuvan käyttötarkoitus
  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Osoite (ei pakollinen tieto)


HKT-arkiston aineistojen metatiedot:

  • Kokoelman nimi
  • Aineistomuoto
  • Projekti
  • Aihe
  • Tekijä
  • Aineistossa olevien henkilöiden tiedot. Tietojen ilmoittaminen vaihtelee tapauskohtaisesti ja tiedot voivat olla: Nimi, ammatti, syntymäaika, kuolinaika, syntymäpaikka, asuinpaikka, koulutus, siviilisääty.
  • Ristiviittaukset
  • Hakusanat
  • Aiheeseen liittyvät tiedostot
  • Oikeudet
  • Digitoidun aineiston osalta alkuperäisen aineiston tiedot

Tilauslomake/kuvankäyttösopimus:

  • Käyttäjätunnus
  • Kuvan käyttötarkoitus
  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Osoite (ei pakollinen tieto)


6. Säännönmukaiset tietolähteet

​Yliopiston toiminnan tuloksena syntyneet valokuvat sekä yliopistolle lahjoitetut valokuvat. Kuviin liittyviä tietoja rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena, asiakirjoista, arkistoista, rekisteröidyiltä ja aineistojen lahjoittajilta.

Kuvan tilaajan antamat tiedot tilauslomakkeella/kuvankäyttösopimuksessa.


HKT-arkiston osalta:

Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen oppiaineiden toiminnan tuloksena syntyneet aineistot, jotka on tarkoitettu tieteelliseen tutkimuskäyttöön ja opetuskäyttöön. Aineistoihin liittyviä tietoja laitoksen tutkimustyön ja opetuksen tuloksena, rekisteröidyiltä, arkistoista ja aineistojen luovuttajilta.

Aineiston tilaajan antamat tiedot tilauslomakkeella/aineistonkäyttösopimuksessa.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yleisen mediapankin kuvia voi ladata kuka tahansa hyväksyttyään käyttöehdot. Kirjautunut käyttäjä voi tilata kuvia hyväksyttyään käyttöehdot.

Tilauslomakkeen tiedot siirtyvät automaattisesti arkiston sähköpostiin tiedoksi, jotta henkilökunta voi palvella asiakasta. Lomakkeet säilytetään yksikön verkkolevyllä, jonne on pääsy ainoastaan asiakirjapalveluiden henkilökunnalla. Tietoja luovutetaan

  • asianosaiselle pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti
  • tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti
  • tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille


HKT-arkiston osalta

HKT-arkiston digitoidut aineistot ovat HKTL:n mediapankissa näkyvillä kirjautuneille käyttäjille. Kirjautunut käyttäjä voi tilata aineistoa hyväksyttyään käyttöehdot.

Tilauslomakkeen tiedot siirtyvät automaattisesti HKT-arkiston sähköpostiin tiedoksi, jotta henkilökunta voi palvella asiakasta. Lomakkeet säilytetään yksikön verkkolevyllä, jonne on pääsy ainoastaan HKT-arkiston henkilökunnalla. Tietoja luovutetaan

  • asianosaiselle pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti
  • tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti
  • tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille


8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto säilytetään yliopiston päätearkistossa. Aineistoon on pääsy vain asiakirjapalveluiden henkilökunnalla.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot: Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä yksikön palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

C) Yleisen mediapankin sisältö on kaikkien saatavilla. Kirjautunut käyttäjä näkee ja voi erikseen tilata käyttöönsä suuremman määrän kuvia.


HKT-arkiston osalta:

A) Manuaalinen aineisto säilytetään Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkistossa. Aineistoon on pääsy vain arkiston henkilökunnalla.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot: Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä yksikön palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

C) HKT-arkiston digitoitu aineisto on HKTL-mediapankissa näkyvillä ja saatavilla kirjautuneille käyttäjille. Kirjautunut käyttäjä voi tilata aineistoa hyväksyttyään käyttöehdot.


9. Tarkastusoikeus, korjausoikeus ja muut oikeudet

​Jokaisella on oikeus tarkastaa mediapankkiin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot, ellei Henkilötietolaissa (523/1999) 26-28§ säädetystä muuta johdu

  • pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä
  • salassa pidettävät tiedot edellyttävät henkilöllisyyden varmistamista
  • pyyntö osoitetaan yliopiston mediapankille (mediapankki@utu.fi)
  • tarkastuksen kohteena olevat tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisesti,
  • mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus,
  • tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

 Mediapankissa oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietolain 29§:n mukaisesti

  • kirjallinen yksilöity pyyntö
  • pyy
  • ntö osoitetaan yliopiston mediapankille (mediapankki@utu.fi)
  • henkilöllisyyden varmistus tarvittaessa
  • mahdollisesta epäämisestä annetaan kirjallinen todistus


10. Miltä vuosilta tiedot ovat ja mikä on niiden päivitystiheys

Kuvia on 1910-luvulta lähtien ja uusia kuvia lisätään jatkuvasti.


HKT-arkiston osalta

Aineistoja on 1800-luvun lopulta lähtien ja uutta aineistoa lisätään jatkuvasti.


12. Julkiset ja salassa pidettävät tiedot tietoryhmittäin

​Kuvat ja niiden metatiedot ovat julkisia.


HKT-arkiston osalta

Aineistot ja niiden metatiedot ovat julkisia, ellei aineistossa esiintyvä henkilö, aineiston tekijä tai aineiston luovuttaja ole asettanut niihin käyttörajoituksia ja ellei Julkisuuslaki, 24§, kohta 21 toisin säädä.

Asiasana:
Tagit:

20014 Turun yliopisto, Finland
Puhelinvaihde: 029 450 5000

Henkilöhaku

Seuraa meitä: 
Facebook   Twitter   Instagram   Youtube   LinkedIn
Opiskelu Tutkimus Palvelut ja yhteistyö Yliopisto Tiedekunnat ja yksiköt Ajankohtaista Lahjoita
© Turun yliopisto