Turun yliopiston käyttövaltuushallinnon rekisteri- ja tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
Turun yliopiston käyttövaltuushallinnon rekisteri (käyttäjärekisteri)

Käyttäjärekisteri on Turun yliopiston IT-palveluiden osarekisteri, jossa eritellään
eri henkilörekisterien ja niitä ylläpitävien tietojärjestelmien käyttäjät.
Käyttäjärekisteri jakaantuu työroolien mukaisesti eri osarekistereihin:
  • henkilöstöhallinnon rekisterin käyttäjät
  • opintohallinnon rekisterin käyttäjät
  • vierailijarekisterin käyttäjät
  • Turun normaalikoulun oppilasrekisterin käyttäjät 
  • Avoimen yliopiston opiskelijarekisterin käyttäjät
    Yllä mainituista rekistereistä on tehty erikseen omat rekisteri-/tietosuojaselosteensa.
2. Rekisterinpitäjä
Turun yliopisto/IT-palvelut

Postiosoite: IT-palvelut, 20014 Turun yliopisto
Käyntiosoite: Educairum: Assistentinkatu 5, 4. krs
Puhelin/vaihde: 02 33351/

Rekisteri on perustettu Turun yliopistoa varten ja sillä on oikeus määrätä rekisterin käytöstä.
 
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Vastuuhenkilönä toimii Turun yliopiston käyttäjähallinnasta vastaava henkilö: Elina Toivanen
Vastuu voidaan delegoida organisaatiokohtaisesti toiminnalliset vastuut huomioiden.

4. Rekisterin yhteyshenkilö
Yhteyshenkilönä toimii IT-palveluiden keskitetty tukipalvelu

Postiosoite: IT-palvelut/tunnukset, 20014 Turun yliopisto
Sähköpostiosoite: helpdesk@utu.fi
Puhelin: 02-3336000

Rekisterin yhteyshenkilö antaa rekisteristä ja siihen liittyvästä henkilötietojen
käsittelystä tarkempia tietoja sekä huolehtii tarvittaessa siitä, että rekisteröityjen
tarkastusoikeutta ja virheen oikaisua koskevat ja vastaavat pyynnöt ohjataan
asiasta päättäville henkilöille.

5. Rekisterin käyttötarkoitus
Käyttövaltuushallinnossa ylläpidetään ajantasaista luetteloa (henkilörekisteriä)
Turun yliopiston henkilöstölle ja opiskelijoille myönnetyistä käyttöoikeuksista, käyttöoikeuden kestosta ja käyttöoikeuksien sisällöstä.
Erillinen osarekisteri muodostetaan Turun yliopiston  lukuun toimivien sen tietojärjestelmiä käyttävien ulkopuolisten palvelujen tuottajien palveluksessa olevista työntekijöistä, (käyttäjistä).
Rekisteriseloste laaditaan eri tietojärjestelmien ja eri henkilörekisterien osalta eriteltynä.
Käyttäjähallinnan tarkoituksena on
  1. mahdollistaa Turun yliopiston käyttövaltuushallinnan rekisteriin talletettujen henkilötietojen suojaaminen siten kuin henkilötietolain (523/1999) 32 §:ssä säädetään;
  2. huolehtia yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) mukaisten työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämisestä ja
  3. mahdollistaa puuttuminen käyttöoikeuden vastaiseen xx rekisterin tietojen käyttöön, luovutukseen ja muuhun käsittelyyn.
    Valvonnassa kerättävistä tiedoista (lokeista) muodostetaan eri henkilörekisterinsä
6. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterinpitäjän oikeus pitää käyttäjärekisteriä perustuu
  1. rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä olevaan palvelussuhteesta tai siihen verrattavasta suhteesta johtuvaan asialliseen yhteyteen (8 §:n 1 momentin 5 kohta, HetiL 523/2006)
  2. rekisterin tiedot on suojattava henkilötietolain 32 §:n edellyttämällä tavalla;
  3. viranomaisena rekisterinpitäjän on huolehdittava käyttövaltuushallinnan rekisteriä koskevien tietojärjestelmiensuojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti siten kuin laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 18 §:ssä säädetään.
7. Rekisterin tietosisältö
Käyttäjän ja hänen käyttöoikeuksiensa yksilöimiseksi tarvittavat tiedot (ml. järjestelmän ylläpitäjien käyttäjätiedot)
  • nimi
  • henkilötunnus
  • tehtävä/tehtäväryhmä ja työskentely-yksikkö (toimipiste)
  • tieto siitä kuka /mikä yksikkö käyttöoikeudet antaa
  • tieto siitä, toimiiko henkilö Turun yliopiston lukuun toimivan palvelun tuottajan lukuun; asiaa koskevan toimeksiantosopimuksen yksilöinti ja muut sopimukseen liittyvät tarvittavat tiedot
  • tieto käyttäjä- ja vaitiolositoumuksen antamisesta rekisterinpitäjälle, käyttöoikeuden myöntämistä ja voimassaoloa koskevat tiedot, eriteltynä tarpeen mukaan eri tietojärjestelmien ja rekisterien osalta
  • käyttöoikeuden myöntämistä koskevat tiedot
  • käyttöoikeuden kesto
  • käyttöoikeuden päättymistä koskeva tieto
  •  käyttäjätunnus
  •   Tietojärjestelmä(t) ja henkilörekisteri(t) jonka/joiden käyttöä varten käyttöoikeus myönnetään
    • ostoreskontra
    • matkanhallinta
    • kirjanpito
    • julkaisujärjestelmä
    • intranet
    • sähköposti
    • mikroverkko
    • verkkolevyt* henkilöstörekisteri
    • opiskelijarekisteri
    • vierailijarekisteri
  • Turun normaalikoulun oppilasrekisteri* Käyttöoikeutta koskevat tarkemmat tiedot (tehtävään kuuluvat käyttöoikeudet)
    • tehtävä, jonka hoitamiseksi käyttöoikeus on annettu
    • käyttöoikeuden sisältöä koskevat tarkemmat tiedot
      • oikeus rekisterin käyttöön (esim. luku, päivitys, tulostus yms.)
      • oikeus rekisterin tietojen luovuttamiseen
    • tieto käyttöoikeuteen tehdyistä muutoksista, muutosajankohta ja muutoksen tekijä
    • erilaisia kommenttitietoja
      Muita tietoryhmiä ovat käyttöjärjestelmän keräämät lokitiedot palvelimien ja palveluiden käytöstä sekä muut käyttöjärjestelmiin kuuluvat tarvittavat käyttöoikeudet mahdollistavat määrittelytiedostot.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
  • henkilöstöhallinnon rekisteristä/ tietojärjestelmästä (henkilöstöhallinnon ao. vastuuhenkilöltä) saadut palvelussuhdetta, tehtävää ja sijaintipaikkaa ym. koskevat tarpeelliset tiedot
  • opintohallinnon rekisteristä/ tietojärjestelmästä (opiskelijapalveluiden ao. vastuuhenkilöltä) saadut opiskelijuutta koskevat tarpeelliset tiedot
  • asianomaisilta henkilöiltä käyttöoikeuslupahakemuksen ym. yhteydessä
    saadut tiedot (hakemukset kuuluvat loogiseen käyttäjärekisteriin)
  • työnantajan ao. toiminnon vastuuhenkilön määrittelemät käyttöoikeuden myöntämistä, käyttäjätunnusta, käyttöoikeuden kestoa tai sisältöä sekä käyttöoikeuden päättymistä koskevat tiedot.
    Jos Turun yliopisto on hankkinut sopimuksen perusteella tietojenkäsittelypalveluja ulkopuoliselta palvelujen tuottajalta, tiedot käyttäjistä saadaan sopimusosapuolelta ja virasto myöntää ko. käyttäjäluvat (sopimukseen ao. määräys).
9. Rekisterissä olevien tietojen luovutus
Rekisterin ja sen tiedot ovat sisäiseen käyttöön tarkoitettuja. Tiedot ovat salassa pidettäviä siltä osin kun kysymys on tietojärjestelmien turvajärjestelyistä ja niiden toteuttamisesta (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (JulkL 24.1 § kohta 7).
Käyttöoikeushallinnon rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta sivullisille, ellei siihen ole lakiin oikeuttavaa perustetta.
Asianosaisella eli henkilöllä, jonka tietoja ko. henkilörekisteriin/järjestelmään on talletettu voi olla oikeus saada tietoja käyttäjärekisteriin merkityn henkilön tiedoista viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 § mukaisesti ja siinä säädetyin edellytyksin.
 
10. Rekisterin suojaaminen
Rekisteriä säilytetään ulkopuolisilta suojattuna. Luetteloa niiden käyttöön oikeutetuista henkilöistä säilytetään lukitussa paloturvallisessa kaapissa. Rekisterin tietoja saa nähtäväkseen vain sen hallinnoinnin edellyttämiin tehtäviin osallistuvat yliopiston tieto- ja henkilöstöhallintoon kuuluvat henkilöt. Rekisteriin pääsy on rajoitettu siten, että muita kuin muutoksia siihen voi tehdä vain ennalta määritellyiltä ylläpitäjien työasemilta. Ylläpitäjät tunnistetaan henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Rekisterinmuutos- ja lukuoikeudet annetaan erikseen määriteltyjen oikeuksien (pääsylistojen) avulla.
Jokaisen ylläpitokäyttäjän edellytetään allekirjoittavan käyttäjä- (ja salassapitositoumus).

11. Rekisterissä olevien tietojen tarkastusoikeus henkilötietolain perusteella
Käyttäjärekisteriin merkityillä henkilöillä (rekisteröidyillä) on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat rekisteriin talletetut tiedot sekä tällöin ilman eri pyyntöä saada tiedot rekisterin säännönmukaisista tietolähteistä ja säännönmukaisista tietojen luovutuksista.
Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat em. tiedot, on esitettävä pyyntö Turun yliopiston IT-palvelulle.
Keskitetty tuki
Puhelin: 02 333 6000
Sähköposti: helpdesk@utu.fi
Käyntiosoite: Educarium, Assistentinkatu 5, 4. krs
Pyyntö esitetään kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti.
Tarkastusoikeus on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Mikäli tarkastuspyyntö evätään, rekisteröidyllä on oikeus saada kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröity voi tällöin saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun toimiston käsittelyyn.
Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite:
PL 315, 00181 Helsinki
Käyntiosoite Albertinkatu 25 , 3 krs

12. Virheellisen tiedon korjaaminen
Rekisteröity voi vaatia käyttäj rekisteriin merkityn virheellisen tiedon korjaamista.

Oikaisupyyntö esitetään Turun yliopiston IT-palvelulle tai kyseessä olevan lähderekisterin ylläpitäjälle.
IT-palvelut/keskitetty tukipalvelu
Puhelin: 02 333 6000
Sähköposti: helpdesk@utu.fi
Käyntiosoite: Educarium, Assistentinkatu 5, 4. krs

Mikäli tietoa ei korjata, rekisteröidyllä on oikeus saada kirjallinen kieltäytymistodistus.
Rekisteröity voi saattaa epäämisasian tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutetun toimiston osoite:
PL 315, 00181 Helsinki
Käyntiosoite Albertinkatu 25 , 3 krs.

13. Rekisterin yhdistäminen muihin rekistereihin
Rekisteritietoja yhdistetään lokirekisteriin HetiL:n 32 §:n perusteella suojaamisvelvoitteen noudattamiseksi.
 
14. Rekisterin arkistointi ja hävittäminen
Rekisteriin talletetaan tiedot niistä henkilöistä, joilla on voimassa oleva(t) käyttöoikeudet.
Rekisteristä poistettuja tietoja voidaan säilyttää poistamisen jälkeen jos se on tarpeellista toiminnan tai valvonnan kannalta tai siihen on laissa säädetty oikeus.
 
15. Henkilötietojen käsittely yhteistoimintamenettelyssä ja henkilötietojen käsittelystä informointi (Työelämän tietosuojalaki, TyTSL)
Rekisteriseloste on käsitelty yhteistoimintamenettelyssä Turun yliopiston yhteistoimintaneuvostossa 25.9.2009.

Tämä seloste on kaikkien tietojärjestelmän käyttöön oikeutettujen luettavissa sivulla http://www.utu.fi/fi/yksikko/yliopistopalvelut/tietohallinto/tietoturva/selosteet/Sivut/Rekisteri--ja-tietosuojaseloste.aspx
Asiasana: rekisteriselosteet;
Tagit:

20014 Turun yliopisto, Finland
Puhelinvaihde: 029 450 5000

Henkilöhaku



Seuraa meitä: 
Facebook   Twitter   Instagram   Youtube   LinkedIn
Opiskelu Tutkimus Palvelut ja yhteistyö Yliopisto Tiedekunnat ja yksiköt Ajankohtaista Lahjoita
© Turun yliopisto