in English
 
 
Oppiaine tilaa kirjan – Miten kirjasto hankkii sen?

​Miten oppiaineet tekevät tilauksia?

”Kirjaston verkkosivuilla on oppiainetilauksille tarkoitettu lomake, joka on toivottavasti kaikille oppiaineiden edustajille jo tuttu. Tilauksien lähettäminen yksittäisen ihmisen sähköpostiin ei ole suositeltavaa.

Jos minulle tulee tilaus sähköpostiini, kun olen poissa, tilaukselle ei tapahdu mitään, ennen kuin palaan töihin. Lomakkeen kautta lähetetyt tilaukset tulevat hankintatiimin yhteiseen postilaatikkoon, jolloin poissaolosta ei pääse syntymään viivettä.”

Mitä teet saapuneelle tilaukselle ensimmäiseksi?

”Lähden yleensä liikkeelle helpoimmasta päästä eli tilaan teoksen välittäjältä. Jos tilaus on tullut lomakkeen kautta, siinä on mukana tarvittavat laskutusviitteet, joita tarvitsemme kirjavälittäjiämme varten. Joskus tilaavien oppiaineiden kustannuspaikkoja joutuu tosin selvittämään tarkemmin.”

Millä perusteella valitset, mistä teoksia tilaat?

”Kaikkia yliopiston kirjahankintoja sitoo kilpailutus, joka tehdään joka neljäs vuosi, seuraavan kerran 2018 syksyllä. Ensisijaisesti kirjat on hankittava kilpailutetuilta sopimusvälittäjiltä, hankkipa teoksen sitten kirjasto tai oppiaine itse.

Sopimusvälittäjilläkin on tarkka järjestys. Ensiksi teosta on etsittävä Bookyn kautta. Jos sitä ei ole heillä saatavilla, seuraavaksi koetetaan F. Delbancoa ja lopulta BTJ:tä. Kotimaisessa kirjallisuudessa on lisäksi vaihtoehtona Kirjavälitys.”

Kirjaa ei voi siis tilata muista kanavista?

”Jos teosta ei voi hankkia sopimusvälittäjiltä, silloin sen voi kyllä tilata muultakin toimittajalta. Kirjastolla ei kuitenkaan ole aineistohankintoihin käytettävissä luottokorttia, mikä jonkin verran rajaa meille mahdollisia hankintakanavia.

Vaikka yksittäisen teoksen kohdalla hinta voisi olla jossain muualla halvempi kuin sopimusvälittäjillä, kokonaisuutena nykykäytäntö toimii hyvin. Nyt ei tarvitse jokaisen yksittäisen teoksen kohdalla käyttää aikaa vertailuun, mistä sen saisi edullisimmin.”



Kun olet tehnyt tilauksen kirjavälittäjälle, mikä on seuraava vaihe?

”Teen teoksesta perusluetteloinnin eli kirjaan tietokantaamme joitakin perustietoja, kuten kirjan nimen, tekijän, julkaisuvuoden ja ISBN-numeron. Usein pystyn kopioimaan tiedot ulkopuolisista tietokannoista, mutta joskus ne on syötettävä käsin. Näin jokaisesta tilatusta teoksesta luodaan heti kättelyssä tiedosto, jota sitten täydennetään teoksen vihdoin saavuttua kirjastoon.”

Kuinka paljon aikaa yhteensä kaikkeen tähän menee?

”Tämä riippuu paljon tilauksista. Helpoimmillaan yhden teoksen saa tilattua ja perusluetteloinnin tehtyä muutamassa minuutissa. E-kirjat ovat tässä suhteesta hitaampia, sillä niiden luetteloinnissa työvaiheita on jonkin verran enemmän. Lisäksi joudun lähettämään e-kirjan tilaajalle aina linkin teokseen. Oppiaineet tosin ovat tilanneet vielä melko paljon painettuja kirjoja

Toisaalta oppiaineet eivät aina tilaa kirjoja yksittäin, vaan yhdessä tilauksessa voi olla vaikkapa viisikymmentä eri teosta. Silloin usein jaottelen työvaiheita. Tilaukset kirjavälittäjille teen aina samana päivänä, mutta perusluetteloinnin saatan jättää seuraavaan päivään.”

Kuinka nopeasti tilattu kirja sitten toimitetaan?

”Tilatun e-kirjan aktivoitumisessa menee korkeintaan puoli päivää. Painettujen teosten osalta toimitusajat taas vaihtelevat paljon kirjastoon liittymättömistä syistä. Usein kirjavälittäjämme joutuvat odottamaan teosten tulemista omilta välittäjiltään, mikä pitkittää tilauksen saapumista meidänkin päässä. Etenkin hyvin vanhoja kirjoja voi olla myös hankala löytää.

Jos kirjaa ei ala kolmessa viikossa kuulua, tiedustelen asiaa välittäjältä. Iso osa hankintatyötä onkin kommunikaatiota kirjavälittäjien kanssa. Teemme kirjastossa kaiken voitavamme, että tilaukset ovat mahdollisimman pian perillä.”


Lomake oppiainetilauksiin

Teksti: Ilmari Jauhiainen
Kuvat: Teppo Kahtola

 


Asiasana: kirjastot;aineistojen hankinta ja ylläpito;
Tagit:
Julkaistu 4.5.2016 10:20 ,  Päivitetty 4.5.2016 10:36