in English
 
 
Johtaminen

Strateginen johtaminen

Strateginen johtaminen tarkoittaa kirjaston tavoitteiden ja tehtävien määrittelemistä ja sen varmistamista, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamista.Strategisen johtamisen tavoitteena on myös toiminnan edellytysten varmistaminen ja mm. organisaatiorakenteen, resurssien ja kumppanuuksien toimivuus.  Strateginen johtaminen on kirjaston johdon eli kirjaston johtajan ja johtoryhmän ydinprosessi.
 
Kirjaston strategista johtamista ohjaavat Turun yliopiston strategia ja johtosääntö sekä yliopistopalvelujen vuosisuunnittelu, lainsäädäntö ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja linjaukset sekä kirjastoalan sopimukset, standardit ja linjaukset.
 
Yliopiston strategia laaditaan nelivuotiskaudeksi ja sen toteuttamista yliopistopalveluissa suunnitellaan ja arvioidaan vuosisuunnitelman ja siihen liittyvän raportoinnin avulla. Kirjastolle asetettujen tavoitteiden toteuttamista seurataan palvelujohtajan osavuosiraporteissa sekä säännöllisesti kirjaston johtoryhmässä. Kirjaston tavoitteet on laadittu yliopiston strategian pohjalta ja ne tukevat siten yliopiston painopistealueita ja ydintoimintaa eli tutkimusta ja opetusta. Suunnitelmissa otetaan huomioon myös kirjaston yhteiskunnallinen palvelutehtävä.

Suunnittelu

Strategisen johtamisen suunnittelun lähtökohta on, että kirjaston tulee tukea yliopiston tavoitteita ja toimintaedellytyksiä parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä edellyttää toimintojen ja palvelujen jatkuvaa kehittämistä yhteistyössä yliopiston muiden toimijoiden kanssa. Oman tiedeyhteisön tarpeet ohjaavat kehittämistä, mutta sitä tukevat myös aktiivinen toimiminen alan kansallisissa ja kansainvälisissä verkostoissa sekä alan kehitystrendien seuraaminen ja niiden hyödyntäminen. Palvelujen markkinointi ja vuorovaikutus eri sidosryhmien kanssa ovat avaintekijöitä kirjaston vahvuuksien kehittämisessä.
 

Toteutus

Kirjaston johtaja ja johtoryhmä vastaavat toiminnan ja talouden pitkän tähtäimen suunnittelusta, seurannasta, arvioinnista ja parantamisesta. Johtoryhmä osallistuu vuotuisten toiminta- ja taloussuunnitelmien laatimiseen. Johtoryhmä toimii keskustelu-, viestintä- ja vuorovaikutusfoorumina sekä toiminnan koordinoijana ja päätöksentekijänä. Johtoryhmän toiminta on rytmitetty vuotuisen aikataulun mukaan.
 
Johtoryhmän tavoitteet
  • Kytkeä yliopiston strategia kirjaston arkeen ja varmistaa, että teemme kirjastossa oikeita asioita opiskelun, opetuksen ja tutkimuksen tueksi.
  • Luoda kirjastolle strategia/toimintasuunnitelma ja toimeenpanna se.
  • Tuoda viestiä toiminnoista linjausten jalkauttamisen toteuttamisesta ja seurata toimintaa.
  • Toimia johtajan tukena päätöksenteossa, päätösten toteuttamisessa, valmistelussa ja kehittämisessä.
  • Kehittää yhtä yhtenäistä kirjastoa ottaen huomioon tieteenalojen ominaispiirteet sekä luoda yhtenäisiä toimintamalleja koko kirjastoon.
  • Toimia vertaistukena, innostajana ja kannustajana johtoryhmän jäsenille ja muulle henkilökunnalle.  
  • Seurata ja ennakoida toimintaympäristön kehitystä yliopistosektorilla kotimaassa ja kansainvälisesti ja kehittää toimintaa sen mukaisesti.
  • Arvioida ja päättää panoksesta kansalliseen yhteistyöhön sekä organisoida se.

Koko kirjaston henkilökunta toteuttaa toimintasuunnitelmaa.

Arviointi

Yliopiston johto arvioi kirjaston tavoitteiden toteutumista ja toimintaa. Vuosisuunnitelmassa, johon kuuluu toiminta- henkilöstö- ja budjettisuunnitelma, asetetaan tavoitteet seuraavalle kaudelle.
 
Palvelujohtaja arvioi kirjaston johtajan toimintaa. Kirjaston johtaja arvioi samoin alaistensa tavoitteiden toteutumista ja kirjaston johtajan alaiset päälliköt arvioivat edelleen tavoitteiden toteutumista oman henkilöstönsä osalta.
 
Johtoryhmä arvioi omaa toimintaansa säännöllisesti. Se arvioi kirjaston toimintaa myös hankkeiden kautta. Kirjasto kehittää erilaisia mittareita toiminnan arvioimiseksi.
 
Kirjastolla on käytössä palautejärjestelmä suullisen ja kirjallisen palautteen keräämiseen ja analysoimiseen. Palautetta kerätään neuvottelukunnissa ja kirjaston johdon ja ylioppilaskunnan välisissä tapaamisissa.
 
Asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan noin 2 vuoden välein. Siitä saatua palautetta käytetään monipuolisesti kirjaston kehittämisessä.

Kehittäminen

Strategisen johtamisen kehittämisessä tavoitteena on johtaminen, jonka avulla pystytään entistä paremmin ennakoimaan toimintaympäristön muutoksia ja arvioimaan tavoitteiden saavuttamista. Osa tätä kehittämistä on vuosittainen toiminnan strategisten päämäärien arviointi sekä vuositavoitteiden laatiminen. Strategista johtamista kehitetään johtoryhmän yhteistyönä.
 
Toiminnan kehittäminen pohjautuu jatkuvan parantamisen periaatteeseen (PDCA: Plan, Do, Check, Act). Tällöin toiminta suunnitellaan sovittujen tavoitteiden mukaisesti, toimitaan suunnitelmien mukaan ja toimintaa arvioidaan ja mitataan sekä kehitetään tämän palautteen pohjalta. Tavoitteiden tarkistaminen ja toimintojen kehittäminen nähdään jatkuvana prosessina, jossa jokaisen kehittämiskierroksen jälkeen ollaan lähempänä asetettuja tavoitteita.
 

Henkilöstöjohtaminen

Henkilöstöjohtamisella tarkoitetaan henkilöstövoimavarojen kehittämistä ja ohjaamista niin, että kirjaston tavoitteet toteutuvat. Henkilöstöjohtamisella varmistetaan, että henkilöstöllä on se osaaminen, mitä yliopisto tarvitsee. Sen saavuttamiseksi tiimeille ja työntekijöille asetetaan osaamistavoitteet. Kirjasto huolehtii henkilöstön osaamisesta, niin että nämä tavoitteet on mahdollista saavuttaa. Tavoitteena on osaava, motivoitunut ja muutoskykyinen henkilöstö.
 
Kirjasto haluaa myös kehittää toimintaansa henkilöstövoimavarojen ja osaamisen avulla. Henkilöstö nähdään voimavarana ja osaamispääomana. Kirjasto kiinnittää huomiota siihen, että henkilöstörakenne on oikein mitoitettu ja rakenteeltaan sellainen, että kirjasto voi tuottaa yliopiston tarvitsemat palvelut.
 
Henkilöstöjohtaminen pohjautuu kirjaston toimintasuunnitelmaan, jossa ennakoidaan tarvittavaa osaamista ja annetaan suunta odotuksille ja tavoitteille. Keskeistä on osaaminen ja sen kehittäminen, innostaminen, suunnan luominen, yhteiset tavoitteet ja sitoutuminen sekä muutos ja innovaatiot.

Suunnittelu

Kirjasto noudattaa yliopiston henkilöstöpalveluiden ohjeita henkilöstöhallinnossa, henkilöstösuunnittelussa sekä henkilöstön kehittämisessä. Henkilöstöresursseja tarkastellaan erityisesti vuosisuunnittelun yhteydessä.
 

Toteutus

Yliopisto noudattaa rekrytoinneissa avoimuutta ja julkisuutta, valitsee kuhunkin tehtävään sopivan henkilön ja kehittää työnantajakuvaansa aktiivisesti. Rekrytointeja ohjaavat yliopiston henkilöstöpoliittisen ohjelman linjaukset, yliopistojen yleinen työehtosopimus, Turun yliopiston johtosääntö ja rehtorin antamat määräykset ja ohjeet.
 
Kirjasto toteuttaa henkilöstöjohtamista toimeenpanemalla henkilöstösuunnitelmaa. Kirjastossa noudatetaan yhteistoimintamenettelyä. Yhteisöllisyyttä vahvistetaan ja kommunikaatio on avointa. Kirjaston johto järjestää henkilöstöinfoja ja päälliköt pitävät säännöllisiä palavereja henkilöstönsä kanssa. Kirjaston johtaja kiertää eri toiminnoissa säännöllisesti. Myös henkilökunnan virkistystapahtumia järjestetään.
 
Yliopisto tarjoaa erilaista tukea ja koulutusta esimiestyöhön. Vuosittaiset kehityskeskustelut toimivat koko henkilöstön tukena.
 
Kirjasto noudattaa yliopiston ohjeita työajasta, työterveydestä ja turvallisuudesta.

Arviointi

Henkilöstöjohtamisen arviointi tehdään toimintasuunnitelman yhteydessä. Henkilöstöjohtamista tarkastellaan kehityskeskusteluissa, joissa arvioidaan muun muassa esimiestaitojen ja niihin liittyvien tavoitteiden toteutumista.
 

Kehittäminen

Tiimien ja työntekijöiden osaamisen kehittäminen perustuu osaamiskarttoihin, joissa määritellään tarvittavat osaamiset. Henkilöstön kehittämistarpeet määritellään vuosittaisissa ryhmä- ja henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa ja muutenkin tarvittaessa.
 

Talousjohtaminen

Talousjohtamisella pyritään varmistamaan kirjastolle riittävät resurssit.  Kirjaston kulut muodostuvat pääasiassa henkilöstöstä, tiloista ja tietoaineistoista. 

Suunnittelu

Kirjasto laatii vuosittaisen tulo- ja menoarvion (budjetin).

Toteutus

Kirjasto noudattaa Turun yliopiston taloussääntöä ja toimii yliopiston taloushallinnon antamien ohjeiden mukaisesti. Yliopiston johdon ja yliopistopalvelujen välisissä syksyisissä tulosneuvotteluissa päätetään seuraavan vuoden toiminnan rahoituksesta. Rahanjaosta yliopistopalvelujen sisällä päättää palvelujohtaja.
 
Tietoaineistomäärärahojen jaossa tieteenalojen kesken noudatetaan kirjastolaitoksen valmisteluryhmän hyväksymää ja palvelujohtajan päättämää rahanjakomallia, joka pohjautuu mm. tiedekuntien tutkintomääriin ja julkaisujen keskihintoihin.

Seuranta

Kirjaston johtaja ja hallintopäällikkö seuraavat jatkuvasti budjetin toteumaa. Päälliköt raportoivat toteutuneista tietoaineistokuluista johtoryhmän kokouksissa.
 
 
 
Asiasana: johtaminen;
Tagit: