in English
 
 
Kirjaston asiakaspalvelu

Tietosuojailmoitus kirjaston asiakaspalvelu

Sisällysluettelo

  • Yhteystiedot
  • Käsittelyn tarkoitus
  • Käsittelyperuste
  • Henkilötietoryhmät, ja
    • Tietojen alkuperä
    • Säilytysaika
    • Henkilötietojen käsittelijät
    • Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
    • Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
  • Rekisteröidyn oikeudet: pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
  • TY tietosuojavastaava: dpo@utu.fi
  • Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yhteystiedot

Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Asiakaspalvelu (Feeniks-kirjasto)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016
 
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
  • Asiakasrekisteri on perustettu Turun yliopiston yliopiston kirjaston asiakastietojen hallinnoimiseksi. Henkilötietolaki (523/99) 10§.
  • Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Turun yliopiston kirjaston käyttäjien henkilötietojen ja osoitteiden ylläpito asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteriä käytetään myös kirjaston ja asiakkaiden välisessä yhteydenpidossa esim. asiakkaan tilaaman ja/tai varaaman aineiston saapumisilmoitukset, eräpäiväilmoitukset, palauttamatta jääneen aineiston laskutus ja perintä ja asiakastyytyväisyyskyselyt. Henkilötiedot ovat kytköksissä henkilökohtaiseen kirjastokorttiin.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan b. http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.

Henkilötietoryhmät

Asiakasrekisterin tiedot:
Suku- ja etunimet, syntymäaika, puhelinnumero (1. kotipuhelinnumero, 2. työ/opiskeluasunnon puhelinnumero), postiosoite (1. kotiosoite, 2. työ/opiskeluasunnon osoite), sähköpostiosoite
 
Asiakkaan tunnistetiedot:
  • lainaajatunnus ja henkilökohtainen PIN-tunnus
  • asiakas- ja tilastointityypit
Kaukopalvelua varten kerätään ainoastaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
 
Maksuihin liittyvissä tilanteissa kerätään asiakasrekisteritietojen lisäksi kirjastokortin numero, lainatiedot, myöhästymismaksujen määrä sekä tieto laskutuksesta ja perinnästä.

Tietojen alkuperä

Turun yliopiston opiskelijoiden tiedot saadaan opiskelijarekisteristä. Muiden asiakkaiden osalta tiedot pyydetään henkilöltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteri:
Henkilötiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta, mikäli asiakas ei ole ollut aktiivinen 3 viimeisen vuoden aikana. Yli 6 vuotta sitten luodut henkilötiedot hävitetään 3 vuoden kuluttua siitä laskien, kun asiakas ei ole enää ollut aktiivinen.
 
Finna:
Henkilötietoja säilytetään palvelussa kunnes 12 kuukautta kuluu viimeisestä kirjautumisesta.
 
Osamaksusopimukset:
Henkilötiedot hävitetään maksujen suorituksen jälkeen.
 
Asiakaslaskutus:
Kirjaston keräämät henkilötiedot tiedot hävitetään 6 vuoden kuluttua niiden luomisesta (6 vuotta + kuluva vuosi).
 
Kaukopalvelu:
Henkilötiedot hävitetään 2 vuoden kuluttua kaukolainan palauttamisesta.

Lomakkeet:
Kirjastokortin tilauslomakkeella, kaukopalvelun tilauslomakkeella sekä varastotilauslomakkeella annetut tiedot tulevat kirjaston henkilökunnan jaettuun sähköpostilaatikkoon / tiketöintijärjestelmään. Tiedot hävitetään 2 vuoden kuluttua tietojen saapumisesta.

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjastojärjestelmän vastuuhenkilöt/ylläpitäjät sekä asiakaspalvelun henkilöstö. Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Asiakas hyväksyy henkilötietojensa siirtymisen oman käyttäjätilin luomisen yhteydessä Kansalliskirjaston ylläpitämään Finna-palveluun.
 
Asiakaslaskutukseen liittyvät henkilötiedot siirtyvät yliopiston SAP-järjestelmään ja tarvittaessa perintätoimistolle (Lindorff Oy).
 
Varastokirjastotilauksen yhteydessä asiakas hyväksyy, että osa hänen asiakastiedoistaan siirtyy väliaikaisesti Varastokirjaston asiakasrekisteriin. Henkilötiedot poistuvat Varastokirjaston asiakasrekisteristä, kun asiakas on palauttanut lainansa.
 
Kaukopalveluun liittyvät henkilötiedot siirtyvät WebKake-järjestelmään, jota ylläpitää kirjastot.fi (https://webkake.kirjastot.fi/index.html).
 
Asiakkaan käyttöoikeus e-aineistoon tunnistetaan utu-tunnuksen tai IP-osoitteen perusteella. Henkilötiedot, eli utu-tunnus tai IP-osoite, välittyvät suojatussa yhteydessä e-aineiston tarjoajalle. E-aineistojen tarjoajien kanssa solmituissa lisenssisopimuksissa on varmistettu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten noudattaminen.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Yhteydenotto-osoite: kirjaamo@utu.fi.
    • Tietojen poistaminen onnistuu, mikäli asiakas ei ole enää aktiivinen eikä asiakkaalla ole lainoja tai maksuja. Tietojen poistaminen vaatii asiakkaan tunnistautumisen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it-services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx 
 
Asiasana: henkilötiedot;kirjastot;asiakaspalvelu;
Tagit: