in English
 
 
Kirjaston jaetut sähköpostilaatikot

​Tietosuojailmoitus kirjaston jaetut sähköpostilaatikot

Sisällysluettelo

  • Yleistä
  • Yhteystiedot
  • Käsittelyn tarkoitus
    • Käsittelyperuste
  • Henkilötietoryhmät, ja
    • Tietojen alkuperä
    • Säilytysaika
    • Henkilötietojen käsittelijät
    • Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
    • Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan
  • Rekisteröidyn oikeudet: pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
  • TY tietosuojavastaava: dpo@utu.fi
  • Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yleistä

Yhteydenpidossa asiakkaiden kanssa käytämme jaettuja sähköpostilaatikoita, chat-palvelua ja palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää (RT-järjestelmä/tikettijärjestelmä). Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmän tietosuojailmoituksen voit lukea täältä. 
 
Palvelupyyntöjenhallintajärjestelmää käyttävät sähköpostiosoitteet ovat tietopalvelu@utu.fi, researchportal@utu.fi, finna@utu.fi ja openutu@utu.fi.
 
Chat-keskustelujen kopiot tallennetaan.
Kirjaston verkkosivuilla olevat palvelulomakkeet lähettävät niillä annetut tiedot jaettuihin sähköpostilaatikoihin.

Yhteystiedot

Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 0294503389
 
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto (Yliopistonmäki)
FI-20014 TURUN YLIOPISTO

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjaston ja asiakkaiden välinen yhteydenpito ja palveluiden toteuttaminen.
 
Jaettuun sähköpostilaatikkoon vastaanotetut sähköpostit voidaan välittää edelleen sellaisille vastaanottajille, joita sähköposti koskee. Jaettuun sähköpostilaatikkoon on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain(558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtiin a sekä b ja c. (http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm.)

Henkilötietoryhmät

Asiakkaan sähköpostiosoite ja muita asiakkaan itse joko vapaamuotoisesti sähköpostissa tai palvelulomakkeella antamia tietoja. Tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan nimi, osoite, kirjastokortin numero, syntymäaika, puhelinnumero, lainaukseen liittyvät tiedot, hankintaehdotukset ja julkaisutiedot.

Tietojen alkuperä

Rekisteröidystä kirjattavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään sähköpostin tai palvelulomakkeen lähettämisen yhteydessä.
Henkilötietojen säilytysaika
  • lainaus@utu.fi: 2 vuotta
  • kirjasto@utu.fi: 2 vuotta
  • kaukopalvelu@utu.fi: 2 vuotta
  • kirjasto-laskutus@utu.fi : 7 vuotta (6 + 1)
  • tietoaineistot@utu.fi: 2 vuotta
  • metatieto@utu.fi : 2 vuotta
  • hankinta@utu.fi: puoli vuotta
  • kirjasto-hankintatiimi@utu.fi: laitostilauksia koskevat sähköpostit säilytetään kuluvan vuoden ajan
  • kirjasto-palaute@utu.fi: 2 vuotta
  • volter@utu.fi: 14 kk
  • julkaisut@utu.fi : 5 vuotta
  • chat-keskustelujen kopiot: 2 vuotta

Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaston henkilökunta työtehtävissään. Kirjaston henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Pääsääntöisesti jaettuun sähköpostilaatikkoon saapuneita yhteydenottoja käsitellään kirjaston sisäisesti. Sähköposteja voidaan tarvittaessa ohjata yliopiston sisällä esimerkiksi IT-palveluihin. Sähköposteja ei välitetä yliopiston ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.
 
Mikäli yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma sitä edellyttää, yksittäinen viesti saatetaan siirtää tästä palvelusta toisaalle.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

 

Asiasana: henkilötiedot;kirjastot;sähköposti;
Tagit: