Erasmus-opettaja- ja -henkilökuntavaihto

Application material in English

Ks.myös:

Turun yliopiston yhteistyösopimukset

Ks. Erasmus-sopimukset

Erasmus-hakumateriaali lomakesivullamme

Opettajavaihdon hakulomake
Opettajavaihdon työsuunnitelma (liite 1.)
Henkilökuntavaihdon hakulomake ja työsuunnitelma

Ohjeita ennen ja jälkeen matkaa:

Raportointilomakkeet (elektroniset Webropol-lomakkeet)

Rahoituksen hakeminen henkilökunnan Erasmus-vierailua varten

Erasmus-lisähaku keväällä 2012 tehtäviä vierailuja varten päättyy 30.3.2012. Mikäli Erasmus-ehdot täyttyvät, voi jossain tapauksessa rahoitusta hakea myös takautuvasti kevätlukukaudella jo tapahtuneisiin vierailuhin, joihin ei ole päähaussa haettu tai saatu rahoitusta.

Erasmus-haut henkilökunnalle kevään 2012 vierailuja varten päättyi 30.11.2011. Haku syksyn 2011 vierailuja varten päättyi 1.10.2011. Marraskuun haussa on mahdollista hakea rahoitusta takautuvasti myös syksyn 2011 vierailuhin, mikäli alla mainittujen Erasmus-ehtojen täyttyminen mm. työsuunnitelman osalta on todennettavissa. Lomakkeet löytyvät lomakesivultamme (ks linkki oikealla). Kaikissa tiedusteluissa pyydämme käyttämään asiointi-osoitettamme Erasmus-ST(at)utu.fi, ei henkilökohtaisia osoitteita.

Mihin voin hakea rahoitusta?

Rahoitusta voi hakea Erasmus-ohjelman yleiset ehdot ja kelpoisuusvaatimukset täyttäviin opettaja- ja henkilökuntavierailuhin partnerikorkeakouluissa sekä Erasmus-vierailuhin, joissa kutsutaan eurooppalaisen yrityksen tai organisaation edustaja luennoimaan Turun yliopistoon. Henkilökuntavaihdon kohteena voi myös olla organisaatio tai yritys. Erasmus-vierailut toteutetaan esimiehen hyväksyminä työmatkoina. Matkustamisessa ulkomaille noudatetaan Turun ylopiston matkustussääntöä (29.8.2011).

Milloin voin hakea rahoitusta ja valmistella vierailua?

Erasmus-vierailuja kannattaa valmistella hyvissä ajoin, jo ennen varsinaisia hakuaikoja. Erityisen tärkeää tämä on silloin kun kohteena on yhteistyökorkeakoulu, jonne yksikölle ei ole ollut vakiintuneita yhteyksiä aikaisemmin. Ks. tarkemmin Erasmus-vierailujen suunnittelu ja niihin valmistautuminen. Ennen vierailua tulee sopia mm. vaihdon sisällöstä ja varmistaa, että kahdenväliset sopimusasiat ovat kunnossa (ks. tarkemmin alla kohta sopimus). Riski, ettei ehdot täyttävälle, hyvin valmistellulle vierailulle saisikaan rahoitusta, on hyvin pieni. Henkilökuntavaihtokategoriassa ei ole kuitenkaan aina pystytty rahoittamaan kaikkia seminaari- tai konferenssimatkoja.

Päähaut Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdon liikkuvuustuen hakemiseksi ovat lukuvuonna 2011-2012 syylukukauden 2011 vierailuihin syyskuussa ja kevätlukukauden vierailuihin marraskuussa. Lisäksi on mahdollisesti keväällä uusintahaku. Uusintahaussa käytetään lukuvuodelle jäljellä olevaa rahoitusta ja siksi kelpoisia hakemuksia saatetaan poikkeuksellisesti joutua preferoimaan tai myönnetty määräraha voi jäädä päähakuja hieman pienemmäksi. Opetusvaihtojen kohdalla edellytetään että vierailusta ja opetuksesta on vastaanottavan yliopiston kanssa sovittu (ks. työsuunnitelma). Henkilökuntavaihdoissa annetaan etusija ns.kouluttautumisvierailulle partneriyliopistoihin (muu kuin konferenssi tai kurssi).

Kuinka paljon voin saada määrarahaa?

Noin viikon Erasmus-opettajavierailun määrarahat ovat Turun yliopistossa olleet keskimäärin 800 - 1100 euroa/matka. Henkilökuntavaihdon määräraha on ollut maksimissaan 800 euroa. Ylimääräisessä uusintahaussa määrärahat saattavat jäädä hieman pienemmiksi. Määrähan hakijan oman kustannusarvion lisäksi määrärahojen suuruuteen vaikuttaa EU:n LLP-ohjelman ohjeistuksen mukaisesti vierailun kesto (Erasmus-työpäivien mukaan) ja kohdemaan hintataso. Lisäksi voidaan myöntää tarveharkintaisesti lisätukea Turun yliopiston määrärahoista. Vaikka määraha on yleensä melko kattava, on se lähtökohtaisesti osarahoitus, jolloin on varauduttava siihen, että vierailulle lähtevän henkilökunnan jäsenen oma yksikkö kustantaa mahdolliset ylimenevät kulut (esim. päivärahat). On huomattava, että lopullinen, kustannuksiin ja matkalaskuun perustuva määräraha saattaa kuitenkin olla myös tätä osoitettua enimmäismäärää pienempi, mikäli kustannukset jäävät pienemmiksi tai matka/matkan osa ei ole ollut Erasmus-kelpoinen.

Kuka voi hakeutua Erasmus-vaihtoon?

Erasmus-vaihtoon voi osallistua Turun yliopistoon työsopimussuhteessa oleva henkilöstö, joka täyttää Erasmus-ohjelman yleiset kelpoisuusehdot (ks.alla). Opetusvaihtoon voivat lähteä kaikki opetushenkilökuntaan kuuluvat, henkilökuntavaihtoon myös muu henkilökunta. Opetusvaihdoissa matkamääräraha myönnetään ensisijaisesti yliopiston vakinaiselle opetushenkilökunnalle ja pääsääntöisesti samalle henkilölle ainoastaan yhteen opetusvierailuun saman lukukauden aikana. Vaihtojen on tapahduttava sopimuskauden aikana. Tämänhetkinen sopimuskausi on 1.6.2011 -30.9.2012.

Erasmus-määrärahan turvin voidaan myös kutsua Turun yliopistoon yritysten tai organisaatioiden henkilökuntaa opettamaan korkeakouluissa. Tuen hakemiseen voi käyttää Turun yliopiston englanninkielistä opettajavaihdon hakulomaketta. Mikäli on kyse vierailijasta yhteistyökorkeakoulusta, silloin lähettävä korkeakoulu myöntää Erasmus-tuen. Kaikkien vaihtoon hakevien ja lähevien tulee tarkistaa, että Erasmus-ohjelman kelpoisuusvaatimukset ja yleiset ehdot täyttyvät (ks. tarkemmin alla). Ohjeisiin ja ehtoihin voi tulla pieniä päivityksiä rahoittajan tai yliopiston omien ohjeiden muutosten takia, joten ennen vaihtoon hakeutumista kannattaa tutustua viimeisimpiin ohjeisiin näillä webbi-sivustoilla.

Kaikkien vaihtoon osallistuvien ja kaikkien vierailujen tulee täyttää ns. Erasmus-perusehdot (ks.alla):

Hakuvaiheessa muuta huomioitavaa

Kansainvälisissä palveluissa tehdään opettaja- ja henkilökuntavierailuja koskevista hakemuksista päätös. Päätöksen mukana annettava tarkempi ohje on myös netissä. Ohjeesta käyvät ilmi tarvittavat toimenpiteet ennen ja matkan jälkeen. Päätös voi olla ehdollinen, jos esim. työsuunnitelmaa ei ole liitetty hakemukseen.
Mikäli määrärahaa haetaan takautuvasti jo toteutuneseen vierailuun, on todennettava, että Erasmus-ehdot ovat täyttyneet mm. yliopiston matkaperusteiden (Travel) ja ennakkoon laaditun työsuunnitelman osalta.
Opetusvierailujakson aikana voi vieraileva opettaja myös hyödyntää vierailuaikaa esim. tutustumalla kohdelaitoksen tutkimukseen tai tehdä omaa tutkimustaan. Mikäli matkalla on selkeästi erillisiä päiviä/jaksoja, joilla on oma tarkoituksena, matkan kustannukset tulee maksaa osittain esim. ao. tutkimusprojektin määrärahoista, mutta on kuitenkin otettava huomioon, että ko. rahoitus ei voi olla muusta EU-ohjelmasta eikä Euroopan yhteisön rahastosta. Yhdistetyn opetus- ja tutkimusmatkan kulut tulee jakaa samassa suhteessa kuin ao. työhön on käytetty työpäiviä kohdeyliopistossa. Ks. tarkemmin Erasmus-ohjelman perusehdot ja tutustu myös ohjeisiin, jotka saat päätösvaiheessa.
Korkeakoulu voi anoa lisätukea CIMOsta erityistaipeita omaavien henkilöiden vaihtojen tukemiseen, mikäli vaihtoon lähtevällä on vamma tai sairaus, josta aiheutuu merkittäviä lisäkustannuksia vaihdon aikana ja ylimääräisiä kustannuksia ei voida kattaa muista lähteistä.
Mahdollisista peruutuksista tai vierailun sisällön (kohde, pituus, henkilökuntavierailun sisältö) oleellisista muutoksista on ilmoitettava välittömästi kansainvälisiin palveluihin (Erasmus-ST(at)utu.fi).

Mistä tiedän olenko kelpoinen Erasmus-vaihtoon?

Tutustu huolellisesti alla oleviin Erasmus-ohjelman yleisiin ehtoihin ja kelpoisuusvaatimuksiin:

• Sopimus: Oppiaineella on oltava voimassa Erasmus-vaihtosopimus vastaanottavan yliopiston kanssa tai ne ovat Coimbra Group ja BSRUN-verkoston sopimusyliopistoja. Huomaa, että tiedekuntakohtaiset sopimukset voivat kattaa useampia oppiaineita. Opettaja- ja henkilökuntavaihdossa pitää yliopistovierailujen osalta olla voimassa sellainen Erasmus-sopimus, joka kattaa myös opettaja- ja henkilökuntavierailut sinun alallasi/lähialalla. Mikäli jo olemassa oleva sopimus ei kata esim. opettajavaihtoa, on lisäys yleensä mahdollista tehdä melko helposti.

Katso tarkemmin yliopiston voimassa olevat Erasmus-sopimukset ja niiden kattavuus eri vaihtokategorioihin tämän sivuston linkin kautta. Ota tarvittaessa yhteyttä nettisivulla sopimuksen kohdalla mainittuun mainittuun yhdyshenkilöön/ kv-palveluihin, jos esim. sopimukseen tarvitaan lisäystä tai sopimus on eri alalla mitä itse edustat. Mikäli sinua kiinostavaan kohteiseen ei ole lainkaan Erasmus- tai Coimbra Group tai BSRUN-sopimusta, on ehkä myös mahdollista tehdä kokonaan uusi sopimus. Tällöin aikaa sopimuksen laatimiselle tulee varata riittävästi, eikä sopimusta voi tehdä vasta vierailun aikana. Sopimuksesta neuvotellaan yleensä oppiaineiden kv-yhdyshenkilöiden kesken. Huom. mikäli henkilökuntavaihto suuntautuu yritykseen tai organisaatioon (ei korkeakouluun), yhteisesti sovittu vierailuohjelma ja yhdyshenkilön yhteystiedot riittävät.

• Työsuhde yliopistoon: Erasmus-opettajavaihtoon voivat osallistua kaikki työsopimussuhteessa olevat, laitoksen opetusta antavaan henkilökuntaan kuuluvat, myös esim. yliopistoon työsuhteessa olevat jatko-opiskelijat. Työsuhteen tulee olla voimassa vierailun aikana. Erasmus-henkilökuntavaihtoon voi lähteä Turun yliopistossa työsuhteessa oleva henkilökunta.

• Vierailun minimikesto: Määrärahalla tuettu opetus ulkomailla kestää vähintään viisi opetustuntia (opetusvaihdossa ei määriteltyä minimikestoa päivissä) ja enimmäiskesto on 6 viikkoa. Turun yliopisto suosittelee kuitenkin vähintään 8 h opetusta. Lisäksi opetusvierailuissa on tarkistettava oppiaineen tai tiedekunnan sopimuksesta, mikä on siinä määritelty vierailun minimituntimäärä. Henkilökuntavaihdon (ei opettajavaihdon) puolestaan pitää olla kestoltaan pääsääntöisesti viisi ohjelmallista työpäivää. Näihin päiviin voi sisältyä tarvittaessa matkustuspäivät.

• Vaihdon ajanjakso: Määräraha myönnetään ja kuluja korvataan ainoastaan ajanjaksosta, jona opettaja opettaa vastaanottavassa oppilaitoksessa, tai jona henkilökuntavaihtoon osallistuva työsuunnitelman mukaisesti kouluttautuu. Matkan pituuteen lasketaan myös matkustuspäivät. Vierailujakson varsinaisina Erasmus-päivinä tai – jakson aikana voi lisäksi tehdä myös muuta yhteistyön tai oman työn kannalta relevanttia työtä, esim. yhteistyön valmistelua tai tutkimusta. Ks. myös kohta Muu rahoitus/muu toiminta. Työmatkaan ei saa yhdistää ylimääräisiä, lomaksi tulkittavia päiviä ennen tai jälkeen vierailun (vrt. yliopiston matkustussääntö, kohta 2.7).

• Muu rahoitus/ muu toiminta: Mikäli matkan kustannukset ylittävät myönnetyn määrärahan tai vierailuun yhdistetään muu seminaari, kokousmatka tai Erasmus-aktiviteeteista kokonaan vapaita päiviä esim. omaan tutkimukseen, osa matkakustannuksista tulee käytettyjen lisätyöpäivien mukaisesti kattaa muusta lähteestä paitsi jos vapaat päivät johtuvat opetusjärjestelyistä. Esimerkiksi jos muu kokous tai tarkoitus on ennen/jälkeen Erasmus-jaksoa, tulee tarkoin määritellä ja todentaa milloin Erasmus-matka päättyy ja toinen ’matka’ alkaa ja korvattava muuta matkaa koskevat kulut (ml. lentolippu toiseen suuntaan) eri lähteestä. Rinnakkaista EU-ohjelman tai muun Euroopan yhteisön rahoitusta ei saa kuitenkaan yhdistää Erasmus-vierailumatkaan.

• Opetuksen asema, työsuunnitelma: Opettajavaihdossa lähettävä ja vastaanottava yliopisto takaavat, että vierailevan opettajan opetus sisältyy vastaanottavan korkeakoulun opinto-ohjelmaan. Vierailuun lähtevän opettajan velvollisuutena on varmistaa tämän seikan toteutuminen ennakkoon neuvotellessaan vaihdosta vastaanottavan tahon kanssa. Opetusvierailun sisällöstä laaditaan aina osapuolten hyväksymä työsuunnitelma. Sitoumus tehdään käyttäen englanninkielistä opettajavaihdon työsuunnitelmalomaketta (hakemuksen liite 1), ja se toimitetaan allekirjoitettuna kv-paveluihin hakemuksen liitteenä. Mikäli hakijan on täydennettävä hakemustaan myöhemmin, pyydetään lähettämään skannattu ja allekirjoitettu työsuunnitelma elektronisesti osoitteeseen: Erasmus-ST(at)utu.fi. Hakija voi tällöin säilyttää alkuperäisen, allekirjoitetun version itsellään. Työsuunnitelman pitää olla aina toimitettu kv-palveluille ennen matkan toteutumista. Henkilökuntavaihdoissa työsuunnitelma on osa hakemusta, jota tarkennetaan päiväkohtaisella vierailuohjelmalla.

• Raportointi ja muut vieralun jälkeiset dokumentit: Ennen kuin kuluja voidaan matkan jälkeen korvata takaisin yksikölle, on Erasmus-määrärahan saajan täytettävä rahottajan (pääosin EU) asettamat raportointivelvollisuudet. Vierailun jälkeen määrärahan saaja laatii raportin vaihdostaan, joka tehdään elektronisella Webropol-lomakkeella. Ks. tarkemmin alla. Erasmus-vierailun kesto on todistettava käyttämällä lomakesivuilta löytyvää vaihdon kesto -lomaketta (Confirmation of Erasmus teaching assignment/staff mobility). Vierailun isäntätaho täyttää lomakkeen vierailun aikana. Todistus vierailun kestosta toimitetaan elektronisena kv-asioille samoin kuin matkan jälkeen skannattu kopio oman yksikön hyväksymästä Travel-matkalaskusta liitteineen kulujen korvaamista varten (molemmat toimitetaan elektronisena versiona osoitteeseen Erasmus-ST(at)utu.fi). Travel-laskujen liitteenä tulee olla matkaan liittyvät kuitit ml. matkan kokonaispituuden todentavat matkadokumentit. Huom. myös ennen vaihtoa vaadittujen dokumenttien tulee olla toimitettuina ennen kulujen korvaamista: (työsuunnitelma sekä ilmoitus määrärahan vastaanottamisesta (webropol).

• Turun yliopiston ohjeistus: Vierailuun lähtevä opettaja/henkilökunnan jäsen on tutustunut myös Turun yliopiston Erasmus-opettaja- ja henkilökuntavaihdon määrärahan käyttöä koskeviin ohjeisiin (toimitetaan päätöksen liitteenä) ja toimii niiden sekä matkustussäännön mukaisesti.

Mikäli ehdot eivät täyty, myönnetty määräraha voidaan periä osittain tai kokonaan takaisin.

Lisätietoja ja yhteystietoja:

Vaihtokohteet ja sopimuskiintiöt
Määrärahan käyttöä koskevat ohjeet
Kv-palveluiden lomakesivusto
Erasmus-määrärahan hakemiseen liittyvät kysymykset: Kansainvälisten asioiden suunnittelija Kirsi Korpela, puh, 5612, s-posti Erasmus-ST(at)utu.fi. Ethän käytä henkilökohtaista osoitetta.
Travel-matka- ja -laskukopioiden vastaanotto, laskutus: Osastosihteeri Liisa Anttalainen, Liisa Anttalainen, puh: 6110, s-posti: Erasmus-ST(at)utu.fi. Ethän käytä henkilökohtaista osoitetta.
Travel-matkanhallintaohjelma: travelhelp(at)utu.fi
Yleiset yliopiston matkustamiseen liittyvät asiat, matkavakuutukset : Matka-asiain suunnittelija Tarja Alho,tarja.alho[at]utu.fi, puh 6356

24.02.2012 15:32 Kirsi Korpela