Turun yliopiston viestinnän tietosuojailmoitukset

Mikäli haluat päivittää omat tietosi tai et enää halua postia Turun yliopiston viestinnästä, lähetä pyyntö osoitteeseen viestinta@utu.fi.

Viestinnän tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3

Käsittelyperuste ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperusteena on lähtökohtaisesti tietosuoja-asetuksen 6.1 Art e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän (YoL 2§) suorittaminen.


Käsittelyn tarkoitus: henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuorovaikutuksen ja yhteistyön lisääminen sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa sekä yliopiston yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistäminen.

Yhteystiedot sisältävät henkilöitä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä halutaan käyttää asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina, tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa tai kutsua heitä mukaan yliopiston tapahtumiin tai toimintaan ( HE 9/2018 4§ - Huom: vasta hallituksen esitys). Luetteloiduilla henkilöillä on oikeus poistattaa omat tietonsa luetteloista halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.

Yhteystietoja voidaan käyttää myös yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään 6.1 Art f)-kohdassa kuvatun oikeutetun edun perusteella. Luettelossa olevalle on, mikäli mahdollista, syytä tarjota erikseen mahdollisuus valita, haluaako hän rajata hänelle tulevia yhteydenottoja aihepiirin mukaisesti.

Erilaisten julkaisujen, kutsujen ja uutiskirjeiden lähettäminen voi perustua myös sopimukseen (6.1 Art b)), kuten tilaus, taikka aikaisemman asiakkuuden mukaiseen oikeutettuun etuun (6.1Art f)) (osallistuminen tapahtumaan tai muu asiakkuustyyppinen yhteys). Tällöin rekisteröidylle tarjotaan aina mahdollisuus halutessaan poistua yhteysluettelosta.


Mikäli edellä kuvattua yliopiston perustehtäviin liittyviä yhteystietoja käytetään kaupallisessa tarkoituksessa tehtävään suoramarkkinointiin, sitä harjoitetaan oikeutetun edun perusteella (6.1 Art f)). Tällöin on noudatettava laissa sähköisistä palveluista annettuja määräyksiä sähköisestä suoramarkkinoinnista. Laissa säädetään esimerkiksi ennakkosuostumuksen pyytämisestä yksityishenkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa, sekä yhteisön oikeudesta kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterien tietosisältö

Rekistereihin tallennetaan Turun yliopiston henkilöstön, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien tietoja. Rekisterissä olevat henkilöt yksilöidään nimellä ja tavanomaisilla yhteystiedoilla. Yhteystiedot saattavat kattaa myös tiedon henkilön tehtävänimikkeestä ja työnantajasta.


Yhteystiedot

  • Turun yliopiston viestintä
    sähköposti: viestinta@utu.fi 
     
  • Yliopiston tietosuojavastaava
    Camilla Engman
    sähköposti: camilla.engman@utu.fi 
    puhelin: 050 514 1147

 

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy seuraavista ryhmistä

  • mediarekisteri
  • tiedeuutiskirjeen tilaajat
  • Auroran uutiskirje
  • Aurora-lehden osoitteisto
  • Mercurius-lehden osoitteisto
  • tapahtumiin kutsuttavat sidosryhmät
  • valokuvat ja videot
  • yksittäistä tapahtumaa tai asiaa varten syntyvät väliaikaiset rekisterit

Valokuvien ja videoiden kohdalla henkilöltä pyydetään kuvauslupa, joka sallii kuvien tallentamisen ja julkaisemisen Turun yliopiston mediapankissa.


Tietojen alkuperä, jos ei rekisteröidyltä itseltään

Rekisterin tiedot kertyvät seuraavista lähteistä:

  • Turun yliopiston HR-järjestelmät
  • Tapahtuman- ja kontaktinhallintajärjestelmät
  • Yhteistyökumppaneiden ja -organisaatioiden tietopalvelut (esim. www-sivut)

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun käyttötarve on päättynyt tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät EU- ja ETA-alueella

  • Väitösilmoitusten pohjalta laaditaan henkilötieto-osa medialle lähetettävään väitöstiedotteeseen, joka jaetaan suomalaisille medioille.
  • Aurora-lehden ja Mercurius-lehden osoiterekisterit toimitetaan kunkin lehden painoon lähettämisen jälkeen painotalo Granolle, jolta ostamme postituspalvelun. Grano puolestaan ostaa palvelun edelleen Postilta.
  • Mediarekisterimme luovutetaan Meltwaterille, jota käytämme tiedotejakelu- ja mediaseurantapalvelukumppaninamme.

Muita henkilötietoja ei luovuteta Turun yliopiston ulkopuolisille tahoille.


Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
  • Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

  • Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi 
  • Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla
Väitösilmoituksen tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3


Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 perusteella.

Rekisterien tietosisältö

Rekisteröity täyttää väitösilmoituskaavakkeen, jossa kysytään rekisteröidyn nimi, oppiarvo, syntymäaika ja -paikka, aiempien tutkintojen suorittamisajat ja -paikat, nykyinen työpaikka ja -tehtävä, yhteystiedot, väitöskirjan nimi, väitöstilaisuuden aika, paikka ja kieli, tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta, oppiaine ja väitöskirjan julkaisutavat. 

Käsittelyperuste

Rekisteröidyn suostumus.
 

Yhteystiedot

  • Turun yliopiston viestintä
    sähköposti:  viestinta@utu.fi
  • Yliopiston tietosuojavastaava
    Camilla Engman
    sähköposti: camilla.engman@utu.fi 
    puhelin: 050 514 1147

 

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy väitösilmoituksista. 

Väitösilmoitusten osalta henkilölle tehdään tiettäväksi, että luovuttaessaan tietonsa hän antaa oikeuden käyttää tietoja osana väitöstiedottamista ja auktoriteettitietueen luomista.

Väitöstiedottamisen yhteydessä julkaistaan väitöstilaisuutta koskevat tiedot sekä väittelijän puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Väittelijä voi halutessaan pyytää yhteystietojensa julkaisematta jättämistä. Tiedotteet toimitetaan medialle ja julkaistaan yliopiston verkkokanavissa.  

Väitösilmoitus toimitetaan myös Turun yliopiston kirjastolle, jossa sen pohjalta laaditaan väittelijästä auktoriteettitietue Kansalliskirjaston ylläpitämään Asteri-tietokantaan. 

Auktoriteettitietue sisältää väittelijän auktorisoidun nimimuodon lisäksi syntymävuoden, -paikan, ammatin, toimialan, väittelijän toiminnassaan käyttämät kielet ja suoritetut tutkinnot (ml. vuodet). Auktoriteettitietueen sisältämää auktorisoitua nimimuotoa käytetään hyväksi julkaisujen tiedon tallennuksessa ja haussa. Yhden henkilön eri nimen muodot ja erilaiset kirjoitusasut sidotaan yhteen auktorisoidun nimenmuodon avulla. Toisaalta saman nimiset henkilöt erotellaan ja julkaisuja koskevat tiedot yhdistyvät oikein eri tietokannoissa.

Väitösilmoituksen kotiosoitetietoa käytetään onnittelukortin lähettämiseen.

Valokuvan osalta henkilöltä pyydetään kuvauslupa, joka sallii kuvien tallentamisen ja julkaisemisen Turun yliopiston mediapankissa.


Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään arkistolain tätä edellyttässä.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Väitösilmoitusten pohjalta laaditaan henkilötieto-osa medialle lähetettävään väitöstiedotteeseen, joka jaetaan suomalaisille medioille. Tiedotteet väittelijän esittelyineen julkaistaan myös yliopiston www-sivuilla tiedotteet-osiossa.
 

Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
  • Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

  • Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi 
  • Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: