Turun yliopiston viestinnän tietosuojailmoitukset

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3
 

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5, 6 ja 8 kohtien perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on vuorovaikutuksen ja yhteistyön lisääminen sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa sekä yliopiston yhteiskunnallisen vaikuttavuuden edistäminen.

Rekisterien tietosisältö

Rekistereihin tallennetaan Turun yliopiston henkilöstön, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien tietoja. Rekisterissä olevat henkilöt yksilöidään nimellä ja tavanomaisilla yhteystiedoilla. Yhteystiedot saattavat kattaa myös tiedon henkilön tehtävänimikkeestä ja työnantajasta.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen,  erityisesti yliopiston kolmannen tehtävän eli yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen, toteuttamiseen. Käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Yhteystiedot

• Turun yliopiston viestintä
  viestintäjohtaja Anne Paasi
  sähköposti: anne.paasi@utu.fi 
  puhelin: 040 735 4858

• Yliopiston tietosuojavastaava
  Onerva Steudle
  sähköposti: onerva.steudle@utu.fi 
  puhelin: 029 450 3009

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy seuraavista ryhmistä

• mediarekisteri
• tiedeuutiskirjeen tilaajat
• Auroran uutiskirje
• Aurora-lehden osoitteisto
• Mercurius-lehden osoitteisto
• tapahtumiin kutsuttavat sidosryhmät
• valokuvat ja videot
• yksittäistä tapahtumaa tai asiaa varten syntyvät väliaikaiset rekisterit

Valokuvien ja videoiden kohdalla henkilöltä pyydetään kuvauslupa, joka sallii kuvien tallentamisen ja julkaisemisen Turun yliopiston mediapankissa.

Tietojen alkuperä, jos ei rekisteröidyltä itseltään

Rekisterin tiedot kertyvät seuraavista lähteistä:

• Turun yliopiston HR-järjestelmät
• Tapahtuman- ja kontaktinhallintajärjestelmät
• Yhteistyökumppaneiden ja -organisaatioiden tietopalvelut (esim. www-sivut)

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun käyttötarve on päättynyt tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät EU- ja ETA-alueella

• Väitösilmoitusten pohjalta laaditaan henkilötieto-osa medialle lähetettävään väitöstiedotteeseen, joka jaetaan suomalaisille medioille.
• Aurora-lehden ja Mercurius-lehden osoiterekisterit toimitetaan kunkin lehden painoon lähettämisen jälkeen painotalo Granolle, jolta ostamme postituspalvelun. Grano puolestaan ostaa palvelun edelleen Postilta.
• Mediarekisterimme luovutetaan Meltwaterille, jota käytämme tiedotejakelu- ja mediaseurantapalvelukumppaninamme.

Muita henkilötietoja ei luovuteta Turun yliopiston ulkopuolisille tahoille.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
• Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

• Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
• Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi 
• Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla

Rekisterinpitäjä

Turun yliopiston viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
p. 029 450 5000
Y-tunnus 0245 5896-3

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 perusteella.

Rekisterien tietosisältö

Rekisteröity täyttää väitösilmoituskaavakkeen, jossa kysytään rekisteröidyn nimi, oppiarvo, syntymäaika ja -paikka, aiempien tutkintojen suorittamisajat ja -paikat, nykyinen työpaikka ja -tehtävä, yhteystiedot, väitöskirjan nimi, väitöstilaisuuden aika, paikka ja kieli, tiedot vastaväittäjästä ja kustoksesta, oppiaine ja väitöskirjan julkaisutavat. 

Käsittelyperuste

Rekisteröidyn suostumus.
 

Yhteystiedot

• Turun yliopiston viestintäTurun yliopiston viestintä
  viestintäjohtaja Anne Paasi
  sähköposti: anne.paasi@utu.fi 
  puhelin: 040 735 4858

• Yliopiston tietosuojavastaava
  Onerva Steudle
  sähköposti: onerva.steudle@utu.fi 
  puhelin: 029 450 3009

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kertyy väitösilmoituksista. 

Väitösilmoitusten osalta henkilölle tehdään tiettäväksi, että luovuttaessaan tietonsa hän antaa oikeuden käyttää tietoja osana väitöstiedottamista. Valokuvan osalta henkilöltä pyydetään kuvauslupa, joka sallii kuvien tallentamisen ja julkaisemisen Turun yliopiston mediapankissa. Luovuttaessaan tietonsa hän antaa myös Turun yliopiston kirjastolle oikeuden käyttää tietojaan auktoriteettitietueen laadinnassa

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun käyttötarve on päättynyt tai henkilö on pyytänyt tietojensa poistamista.
 

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Väitösilmoitusten pohjalta laaditaan henkilötieto-osa medialle lähetettävään väitöstiedotteeseen, joka jaetaan suomalaisille medioille. Tiedotteet väittelijän esittelyineen julkaistaan myös yliopiston www-sivuilla tiedotteet-osiossa.
 

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
• Jos rekisteröity kokee tulleensa väärin kohdelluksi, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Muut informoitavat tiedot

• Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
• Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi 
• Turun yliopiston henkilötietojen tietoturvan periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: