Tietosuojailmoitus – Alumni-, asiakas- ja sidosryhmätiedot
Alumni-, asiakas- ja sidosryhmätietoja käsitellään useissa yliopiston yksiköissä ja palveluissa. Yliopiston keskitetty palvelu näiden tietojen hallitsemiseksi on kontaktien ja tapahtumien hallintajärjestelmä - Konsta. Konstan tietosuojailmoituksen löydät täältä.
Yliopiston yksiköissä ja toiminnoissa on lisäksi omia asiakas- ja kumppanirekistereitä, joita käytetään viestintään ja yliopiston tehtävien toteuttamisen tukena.
- Yliopiston tuotteiden ja palveluiden verkkomyyntikanava UTUShop käsittelee asiakastietoja.
Yksiköiden itse hallitsemissa palveluissa on kussakin oma tietosuojailmoituksensa, tämä ilmoitus koskee sidosryhmäviestintää yleisesti yliopistossa.
Sidosryhmäviestintä tutkimuksessa, opetuksessa ja yhteiskunnallisessa vuorovaikutuksessa sekä näihin kiinteästi liittyvissä toiminnoissa
Käsittelyperusteena on lähtökohtaisesti tietosuoja-asetuksen 6.1 Art e) alakohdan mukainen yleistä etua koskevan tehtävän (YoL 2§) suorittaminen.
Käsittelyn tarkoitus: sidosryhmäluettelot sisältävät henkilöitä, joiden asema tai tehtävä (sekä niiden hoito julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa) on sellaista, että heitä halutaan käyttää asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina, tai muussa vastaavassa roolissa yliopiston toiminnassa (1050/2018 4§). Luetteloiduilla henkilöillä on oikeus poistattaa omat tietonsa luetteloista halutessaan, sekä muut rekisteröidylle kuuluvat oikeudet.
Sidosryhmäluetteloa voidaan käyttää myös yliopiston tai sen osan toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään 6.1 Art f)-kohdassa kuvatun oikeutetun edun perusteella. Luettelossa olevalle on, mikäli mahdollista, syytä tarjota erikseen mahdollisuus valita, haluaako hän rajata hänelle tulevia yhteydenottoja aihepiirin mukaisesti.
Erilaisten julkaisujen ja uutiskirjeiden lähettäminen voi perustua myös sopimukseen (6.1 Art b)), kuten tilaus, taikka aikaisemman asiakkuuden mukaiseen oikeutettuun etuun (6.1Art f)) (osallistuminen tapahtumaan tai muu asiakkuustyyppinen yhteys). Tällöin rekisteröidylle tarjotaan aina mahdollisuus halutessaan poistua yhteysluettelosta.
Mikäli edellä kuvattua yliopiston perustehtäviin liittyvää sidosryhmäluetteloa käytetään kaupallisessa tarkoituksessa tehtävään suoramarkkinointiin, sitä harjoitetaan oikeutetun edun perusteella (6.1 Art f)). Tällöin on noudatettava laissa sähköisistä palveluista annettuja määräyksiä sähköisestä suoramarkkinoinnista. Laissa säädetään esimerkiksi ennakkosuostumuksen pyytämisestä yksityishenkilölle lähetettävässä suoramarkkinoinnissa, sekä yhteisön oikeudesta kieltää sille kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisteröidyn oikeudet
Sidosryhmäluettelossa olevalla henkilöllä on aina seuraavat oikeudet:
- Oikeus tarkastaa tietonsa
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus poistattaa tietonsa
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Järjestelyt
Sidosryhmäluettelon tietoja säilytetään toistaiseksi. Tietoja ei pääsääntöisesti käsitellä ETA-alueen ulkopuolella. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta yliopiston ulkopuoliselle taholle (mikäli näin tehdään, siitä informoidaan palvelukohtaisesti). Yliopisto voi käyttää alihankkijoita oman palvelunsa toteuttamisessa. Viestejä lähetettäessä saatetaan luettelosta riippuen käyttää palveluja, jotka sijaitsevat ETA-alueen ulkopuolella. Lähetettävät viestit voivat myös kulkea maailmanlaajuisesti; tähän yliopisto ei voi itse vaikuttaa.
Yhteysosoitteet
Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteysosoite on dpo@utu.fi.
Jokaisella sidosryhmäluettelolla on oma yhteysosoitteensa, joka informoidaan rekisteröidyille omassa tietosuojailmoituksessaan. Yleinen yhteydenotto-osoite rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi on kirjaamo@utu.fi, joka tarvittaessa välittää yhteydenotot edelleen.