Opiskelijavalintojen tietosuojailmoitus

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Turun yliopisto käsittelee hakijoidensa henkilötietoja, jotta opiskelijavalinnat voidaan toteuttaa. Osa opiskelijavalinnoista toteutetaan yhdessä muiden yliopistojen kanssa, jolloin yliopistot vastaavat yhdessä henkilötietojen käsittelystä. Yhteistyössä järjestettävien valintakokeiden, opiskelijavalintojen ja niitä koskevien oikaisuvaatimusten osalta yliopistot käsittelevät henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjinä.

Kun haet opiskelijaksi, henkilötietojasi käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen
tieteelliseen tutkimukseen
koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään
mahdollisten oikaisuvaatimusten ja hallinto-oikeustapausten käsittelyyn
muuhun opiskelijavalintoihin liittyvään tarkoitukseen.

Yksilölliset järjestelyt

Käsittelemme henkilötietojasi, jotka toimitat meille, jotta voimme toteuttaa valintakokeisiin liittyviä yksilöllisiä järjestelyjä. Tietojen käsittely perustuu niihin tietoihin, joita annat yksilöllisiä järjestelyitä koskevassa hakemuksessa ja sen liitteenä (kuten lääkärintodistus ja/tai muut asiantuntijalausunnot). Tietojasi voidaan käyttää myös opiskelua koskevien yksilöllisten järjestelyjen suunnittelemiseksi, kun otat opiskelupaikan vastaan.

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä tietyissä tapauksissa suostumukseen.

Pääasialliset säädökset:

yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen
laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
hallintolaki 434/2003
yhdenvertaisuuslaki 2014/1325
laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994

Mitä tietoja käsitellään?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero)
taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
hakutoiveet
koulutukseen hakemista koskevat tiedot
valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot
hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto), erikoislääkärihauissa myös sairaslomapäivien määrä (jos sillä on vaikutusta työkokemuksen laskemiseen)
valintakokeiden vastaukset
valintoihin mahdollisesti kuuluvat motivaatiokirjeet tai -testit sekä videohaastattelut, jotka tallennetaan
valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
oikaisuvaatimuksiin liittyvät tiedot
opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta
mahdolliset muut opiskelijavalintoihin liittyvät tiedot

Yksilölliset järjestelyt

Mikäli haet yksilöllisiä järjestelyjä, käsittelemme edellä mainittujen lisäksi hakemuksella ja sen liitteinä antamiasi henkilötietoja:

hakijan tiedot,
kuvailu tarvittavasta järjestelystä ja perustelut sekä
muut huomiot.

Lisäksi liitteet saattavat sisältää esimerkiksi kopion lääkärintodistuksesta. Yksilöllisiä järjestelyjä koskevat hakemukset ja päätökset ovat salassa pidettäviä ja niitä käsittelee yliopistolla vain rajattu joukko henkilöstöä. Yksilöllistä järjestelyä koskevat tiedot käsitellään siinä yliopistossa, jossa hakija tekee valintakokeen. Hakijalle myönnettyjä yksilöllisiä järjestelyjä voidaan tarvittaessa käsitellä oikaisuvaatimuksen yhteydessä yhteistyöhön osallistuvissa yliopistoissa.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä?

Hakijoita koskevia tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

Hakijalta itseltään
Opintopolku, suoritusrekisteri (SURE), VIRTA-opintotietopalvelu ja väestötietojärjestelmä (VTJ)
Kansainväliset haku- ja tutkintojärjestelmät tai palvelut, jotka välittävät koulutustaustadokumentteja
Kansalliset ja kansainväliset kielitestijärjestäjät
Kotimaiset ja ulkomaiset korkeakoulut
Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut
Hakemusten ja valintakokeiden sekä oikaisuvaatimusten käsittelijät
Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri JulkiTerhikki

Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Käsittelyjärjestelmät

Opintopolku
Kv-hakemuskäsittelyjärjestelmä
Yliopiston sisäiset verkkolevyt

Turun yliopisto käyttää yliopiston kehittämää kv-hakemuskäsittelyjärjestelmää, johon hakijan hakemustiedot siirretään Opintopolusta. Käsittelyjärjestelmää käytetään ensimmäisessä yhteishaussa vieraskielisen koulutuksen hakemusten käsittelyn tukena.

Säilytysajat

Säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön ja Turun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan.

Pysyvästi säilytettäviä tietoja ovat:

hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta
Opiskelijavalintaa koskeviin oikaisupyyntöihin annetut päätökset

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muita kuin pysyvästi säilytettävien henkilötietojen säilytysaikoja:

Valintakoevastaukset 6 kk
Pisteluettelot vähintään 1 vuotta
Luettelo valintakokeisiin osallistuvista 2 vuotta
Opiskelijavalintaa koskevat oikaisuvaatimusasiakirjat 10 vuotta
Kv-hakemuskäsittelyjärjestelmään siirretyt tiedot 1 vuotta

Kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietoja luovutetaan seuraaville vastaanottajille:

Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit
Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokanta
Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut
Kansaneläkelaitos
korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
Työvoimaviranomainen
Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri
Opetushallituksen Opintopolku
TE-keskus (tiedustelut)
Yhteistyössä järjestettäviin valintakokeisiin sekä niihin liittyviin oikaisuvaatimuksiin liittyviä tietoja käsitellään yhdessä muiden osallistuvien yliopistojen kanssa

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

yleisen edun mukaista tieteellistä tutkimusta varten
julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
koulutustaustaa ja/tai kielitaitoa varmennettaessa kielitestijärjestäjille tai koulutustaustadokumenttien myöntämisestä vastaaville organisaatioille
hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle esimerkiksi silloin kun varmistetaan hakijan EU:n ulkopuolelta myönnettyjen todistusten oikeellisuutta.

Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti, käyttämällä esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten

hakijapalvelut@utu.fi