Tietosuojailmoitus - Turun yliopiston sähköinen viestintäjärjestelmä
Rekisterinpitäjä
20014 TURUN YLIOPISTO
Rekisterin yhteyshenkilö
Turun yliopiston IT-palvelut
Helpdesk@utu.fi
Yliopiston tietosuojavastaava: dpo@utu.fi
Rekisterin nimi
Turun yliopiston sähköinen viestintäjärjestelmä
Rekisterin käyttötarkoitus
Sähköpostitilien ja sähköisten kalentereiden perustaminen Turun yliopiston palveluksessa oleville sekä Turun yliopistossa opiskeleville henkilöille. Lähdejärjestelmänä on käyttövaltuushallinto (IDM).
Sähköpostiryhmien luonti yliopiston organisaatiotietoihin tai perusteltuihin tarpeisiin perustuen.
Palveluosoitteiden luonti yliopiston organisaatiotietoihin tai perusteltuihin tarpeisiin perustuen.
Pikaviestinnän ja puheluiden mahdollistaminen ja verkkokokousten järjestäminen.
Sähköpostitilien, sähköpostiryhmien ja palveluosoitteiden vastuuhenkilöiden tunnistaminen.
Viestinnän lainmukaisuuden ja yliopiston sääntöjen mukaisen käytön valvonta (lokimerkinnät).
Kontaktien luonti yliopiston organisaatiotietoihin tai perusteltuihin tarpeisiin perustuen.
Rekisterin tietosisältö
Palvelu sisältää seuraavia tietoja:
Käyttäjätiedot, jotka tuodaan järjestelmään yliopiston käyttövaltuushallinnon tiedoista
Sähköpostiviestit, kalenterimerkinnät, yhteystietoja ja pikaviesti- ja puheluhistoria.
Sähköpostiryhmiin voi kuulua myös Turun yliopiston ulkopuolisia sähköpostiosoitteita.
Kontakti-, pikaviesti- ja puhelutiedot voivat sisältää myös yliopiston ulkopuolisia tietoja.
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen. Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
Tietojen siirtäminen
Palvelun sisältöä ei luovuteta sivullisille. Käyttäjät ja käyttäjäryhmät hallinnoivat omien tietosisältöjensä välittymistä ja näkymistä muulle yliopistoyhteisölle tai järjestelmän ulkopuolelle.
Kalenterifederaatiot yhteistyöorganisaatioiden (05/2018: abo.fi, tyks.fi, turkuamk.fi ja finlanduniversity.com) kanssa mahdollistaa rajatun kalenterinäkymän yhteistyöorganisaatioiden suuntaan.
Pikaviestijärjestelmän federaatiot yhteistyöorganisaatioiden (05/2018: hiq.fi, topteam.fi ja Skype) kanssa mahdollistavat käyttäjän tilatiedon välittämisen yhteistyöorganisaatiolle.
Palvelut sijaitsevat yliopiston tiloissa. Järjestelmästä yliopiston ulkopuolelle lähetettävät viestit voivat kulkea maailmanlaajuisesti.
Rekisterin suojaus
Palvelun peruskäyttö (esimerkiksi viestien lukeminen, lähettäminen, kalenterimerkintöjen tekeminen, soittaminen, verkkokokousten järjestäminen) edellyttää työsuhdetta, opiskeluoikeutta tai muuta kirjallista sopimusta Turun yliopistoon.
Palvelun ylläpitokäyttö (lokimerkinnät) edellyttävät ylläpito-oikeuksia.
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it-services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx
Rekisterin peruste
Rekisterin perusteena on työsopimus, opiskeluoikeus tai muu kirjallinen sopimus Turun yliopistoon, ja yliopistolain 2§ määrättyjen tehtävien mahdollistaminen. Käyttöoikeus loppuu työsuhteen, opiskeluoikeuden tai sopimuksen päätyttyä.
Tietojen säilytysaika
Sisältöä säilytetään kunkin käyttöoikeuden voimassaoloajan sekä 2 vuotta niiden päättymisen jälkeen, jolloin ne siirtyvät poistosykliin.
Lokitietoja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella käyttäjällä on pääsyoikeus omiin tietoihinsa ja sisältöihinsä. Mikäli käyttöoikeus ei ole enää voimassa, tiedot voidaan luovuttaa hänelle sähköisesti.
Jokainen käyttäjä vastaa omista sisällöistään (sähköpostit, kalenterimerkinnät ja muut vastaavat) itse, myös sisällössä olevien muita henkilöitä koskevien tietojen osalta.
Virheelliset tiedot oikaistaan. Mikäli virheellinen tieto on peräisin toisesta lähdejärjestelmästä, korjaus on tehtävä sinne.
Käyttäjällä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuksiin käyttää yliopiston palveluja tai suorittaa tehtäviä.
Käyttäjä voi poistaa omat sisältönsä itse, jos poistamiselle ei ole häntä tai yliopistoa koskevia laillisia esteitä.
Käyttäjätunnustiedot poistuvat viestintäjärjestelmästä jos ne poistetaan myös lähdejärjestelmistä.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.