Tietosuojailmoitus- Työajankohdentamisjärjestelmä CATS
Rekisterinpitäjä
Turun yliopisto, Y‐tunnus: 0245896‐3
yhteystiedot: Turun yliopisto
20014 Turun yliopisto
sähköposti: kirjaamo@utu.fi
puhelin: 029450 5000
Henkilötiedon käsittelijä:
Certia Oy, Y-tunnus: 2327422-3
Yhteystiedot: Certia Oy
PL 102, Silmukkatie 6
65100 Vaasa
Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Palvelupäällikkö Annukka Malmsten
sähköposti: annukka.malmsten@utu.fi tai cats@utu.fi
puhelin: +358 50 387 7046
Turun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@utu.fi
Certian yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Markus Lihavainen, markus.lihavainen@certia.fi
Tietosuojavastaava Laura Pikkumäki, laura.pikkumaki@certia.fi,
Rekisterin nimi
Työajankohdentamisen ja työsuunnittelun rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään työajankohdennukseen ja työehtosopimusten mukaisten työsuunnitelmien tallentamiseen sekä rahoittajaraportoinnin mahdollistamiseen.
Turun yliopisto käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Lisäksi rekisterin käyttö perustuu ulkopuolisten rahoittajien kanssa tehtyihin sopimuksiin. Käsittelyn oikeusperusteita ovat yliopiston ja työntekijän välisen sopimuksen täytäntöönpano, yliopiston lakisääteiset velvollisuudet ja yleisen edun mukainen tehtävä, julkisen vallan käyttö.
Rekisterinpitäjän osalta henkilötietoja käsittelee sellainen korkeakoulun henkilökunta, jonka työtehtäviin näiden tietojen käsittely kuuluu. Lisäksi korkeakouluun työsuhteessa olevalla henkilöllä on järjestelmän kautta rajattu pääsy omiin tietoihinsa. Raportoinnin hakukentässä käyttäjät näkevät korkeakoulun muiden käyttäjien nimen ja henkilönumeron.
Siltä osin, kun Certia toimii asiakaskorkeakoulun henkilötiedon käsittelijänä, rekisterin käyttö perustuu palvelusopimuksen täytäntöönpanoon.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan korkeakouluun työsuhteessa olevista henkilöstä seuraavat henkilötiedot:
- Henkilönumero
- Henkilön
- Tehtävänimikkeen koodi
- Tehtävänimikkeen selite
- Työsopimuksen kustannuspaikan koodi
- Työsopimuksen kustannuspaikan selite
- Työsopimuksen sopimusnumero
- Työsopimuksen hoito-osuusprosentti
- Työsopimuksen alkamispäivämäärä
- Työsopimuksen päättymispäivämäärä
- Henkilön käyttäjätunnus
- Henkilön sähköpostiosoite
- Henkilön esimiehen henkilönumero
- Loma- ja poissaolotiedot
Lisäksi rekisteriin tallentuvat opetusohjelmien ja opintojaksojen nimet.
Tietojen suunnitellut säilytysajat:
Työajankohdennustiedot 20 v.
Työsuunnitelmat 5 v.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö-, loma- ja poissaolotiedot tuodaan liittymällä Mepcosta.
Opintojaksot tuodaan Pepistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja siirretään SAP Business Warehouse -tietovarastoon palkkamyllytystä varten.
Tietoja siirretään myös korkeakoulun omaan tietovarastoon.
Rekisterin tietoja voidaan toimittaa tilintarkastusta tai auditointia, sekä täydentävän rahoituksen projektien hakemuksia/raportointeja varten kolmansille osapuolille.
Rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia siirtoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin ylläpitäjillä on henkilökohtainen käyttöoikeuksin rajattu tunnus rekisterin sisältämään tietoon ja pääsääntöisesti pääsy on rajattu verkkoteknisin keinoin vain määritetyistä verkkoalueista tai vaihtoehtoisesti pääsyyn vaaditaan vahvennettu tunnistautuminen.
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Järjestelmässä tehtäviä muutoksia ja henkilötietojen katselua lokitetaan.
Henkilötiedon automaattinen käsittely
Henkilötiedon käsittelyyn ei liity GDPR 22 artiklan tarkoittamaa automaattista käsittelyä.
Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan:
- tietojen tarkastusoikeus
- tietojen korjaaminen ja poistaminen
- tietojen käsittelyn rajoittaminen
- tietojen siirto-oikeus: rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot, ellei niitä enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
Oikeutta saada tiedot poistetuksi tai oikeutta vastustaa käsittelyä ei kuitenkaan ole, jos tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (asetuksen jakso 3, artikla 17, kohta 3 b).
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on Turun yliopiston tietosuojavastaava dpo@utu.fi.