Tietosuojailmoitus valokuvista

Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5000
faksi 029 450 5040
mediabank@utu.fi

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Rehtori Jukka Kola

Rekisterin vastuuhenkilö

Arkiston kuvat:

Asiakirjahallintopäällikkö Hanna Knuuti
Asiakirjapalvelut
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 2344
mediabank@utu.fi

Viestinnän kuvat:

Graafinen suunnittelija Suvi Harvisalo
Viestintä
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. +358 40 739 3114
mediabank@utu.fi

Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkiston (HKTL-arkiston) kuvat:

Yliopisto-opettaja Terhi Kivistö
Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkisto (HKTL-arkisto)
20014 TURUN YLIOPISTO
+358 29 450 2550
hktl-arkisto@utu.fi   

Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Samat kuin vastuuhenkilöt

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

dpo@utu.fi, +358 50 490 7736

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Turun yliopiston valokuvia käsitellään viestinnällisessä tarkoituksessa ja yleisessä arkistointitarkoituksessa.

Kuvien käyttö on sallittu Turun yliopistossa tapahtuvan koulutuksen ja tutkimuksen markkinointiin, yliopiston toiminnasta viestintään sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

Valokuvien käyttöehdot mediapankissa:

  1. Kuvan käyttäjänä sinun tulee ladata kuva pankista itse tai tilata kuva tilauslomakkeella, hyväksyen samalla käyttöehdot. Siten sitoudut olemaan luovuttamatta kuvia tai niiden kopioita muille tahoille. Vastuullasi on ladattujen kuvatiedostojen hävittäminen.

  2. Mediapankki välittää kuvia yhteen käyttötarkoitukseen kerrallaan. Halutessasi käyttää kuvaa toiseen tarkoitukseen, on se ladattava tai tilattava uudelleen.

  3. Kuvien käyttö kaupallisiin tarkoituksiin on kielletty.

  4. Kuvien lähteeksi on mainittava kuvaajan tai kuvaamon nimi (mikäli tiedossa) ja Turun yliopisto tai tiedossa olevan arkiston nimi.

  5. Julkaistavia kuvia ei saa muunnella esim. digitaalisella kuvankäsittelyllä ilman erillistä sopimista kuvaajan ja arkiston kanssa. Kuvan muuntelusta on aina julkaisuissa erikseen mainittava.

  6. Turun yliopisto ei peri kuvien käytöstä käyttömaksua. Sen sijaan ladatessasi kuvan olet tietoinen kuvien tekijänoikeudellisista seikoista ja olet valmis maksamaan mahdolliset tekijänoikeuskorvaukset oikeuksien omistajalle. Näissä tapauksissa sinun tulee neuvotella itse kuvaajan tai oikeuksien haltijan kanssa.

  7. Turun yliopisto ei ole vastuussa käyttäjien mahdollisista käyttöehtoja ja tekijänoikeuksia koskevista väärinkäytöksistä. Huomioithan mediapankkia käyttäessäsi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalainsäädännön rajoitukset, joiden tarkoituksena on suojata ihmisten yksityiselämää ja yksityisyyden turvaavia perusoikeuksia.

  8. Mikäli käytät kuvia julkaisussa, toivomme, että julkaisusta lähetetään arkistoon näytekappale.

Arkiston kuvia saa käyttöönsä tilauslomakkeella, joka toimii samalla kuvankäyttösopimuksena arkiston ja käyttäjän välillä.

Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkisto (HKTL-arkisto) pitää sisällään Turun yliopiston Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen oppiaineiden tutkimusta ja opetusta varten muodostamia kokoelmia. HKTL-arkisto on tutkimusarkisto, jonka aineistoja voi käyttää tutkimuksessa, opetuksessa, museotoiminnassa ja tapauskohtaisesti harkinnanvaraisesti muissa yhteyksissä. Aineistot ovat kuvia, äänitteitä, videomateriaalia tai dokumentteja. Aineistoja voi tilata mediapankista asianmukaiseen käyttöön. Tilauslomake toimii käyttöehtoihin sitovana aineistonkäyttösopimuksena arkiston ja käyttäjän välillä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679 6 artiklan 1 kohta) ja Tietosuojalaki 81050/2018 4 §)
    • Yleinen etu ja julkisen vallan käyttö
    • Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
    • Sopimus
    • Suostumus
  • Yliopistolaki 558/2009
  • Arkistolaki 831/1994
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

  • Ei ole

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat

Kuvien metatiedot:

  • Kuvan aihe (voi olla luonnollinen henkilö)

  • Kuvaaja (luonnollinen henkilö)

  • Kuvassa olevien henkilöiden nimet ja mahdollisesti ammatit

  • Kuvan lahjoittajan tai luovuttajan nimi

Tilauslomake/kuvankäyttösopimus:

  • Käyttäjätunnus

  • Kuvan käyttötarkoitus

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Puhelinnumero

  • Osoite (ei pakollinen tieto)

Kuvausluvat

  • Käyttäjätunnus (Utuformsissa)

  • Kuvattavan nimi ja allekirjoitus (paperiset lomakkeet)

Yliopiston toimintaa keskeisesti kuvaavia valokuvia säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston päätös KA296/43/04). Pysyvästi säilytettävät valokuvat siirretään mediapankkiin tai yliopiston keskusarkistoon. Muut valokuvat ovat määräajan säilytettäviä. Arvonmääritys tehdään arkistoon siirtämisen yhteydessä.

Kuvauslupaa säilytetään yhtä kauan kuin sitä koskevaa valokuvaa.

HKTL-arkiston aineistojen metatiedot:

  • Aihe (voi olla luonnollinen henkilö)

  • Tekijä (luonnollinen henkilö)

  • Ajankohta ja paikka

  • Aineistossa olevien henkilöiden tiedot. Tietojen ilmoittaminen vaihtelee tapauskohtaisesti ja tietoja voivat olla: Nimi, sukupuoli, ammatti, syntymävuosi, kuolinvuosi, syntymäpaikka, asuinpaikka, koulutus, siviilisääty, äidinkieli, aineiston esityskieli, rotu tai etninen alkuperä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, poliittiset mielipiteet, ammattiliittoon kuuluminen, terveyttä koskevat tiedot ja seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot.

  • Käyttörajoitukset

  • Digitoidun aineiston osalta alkuperäisen aineiston tiedot ja tietoa digitoinnista

Tilauslomake/aineistonkäyttösopimus:

  • Käyttäjätunnus

  • Aineiston käyttötarkoitus

  • Nimi

  • Sähköposti

  • Puhelinnumero

  • Osoite (ei pakollinen tieto)

Käytettävät tietojärjestelmät

Mediapankki, Utuforms, verkkolevyt, sähköposti, Konsta, RT-tiketöintijärjestelmä

Säännönmukaiset tietolähteet

Kuvat ja niiden metatiedot:
Yliopiston toiminnan tuloksena syntyneet tai yliopiston toimintaa kuvaavat valokuvat. Osa kuvista on saatu lahjoituksena.

Kuviin liittyvät tiedot: Rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena, asiakirjoista, arkistoista, rekisteröidyiltä ja aineistojen lahjoittajilta.

Kuvan tilaajan antamat tiedot tilauslomakkeella/kuvankäyttösopimuksessa.

Kuvausluvan tiedot tulevat

  • Utuformsin osalta Turun yliopiston kertakirjautumisjärjestelmästä

  • Henkilön itsensä allekirjoittamasta paperilomakkeesta

  • Konstassa rekisteröidyn antamat tiedot

HKTL-arkisto:

Aineistot ovat syntyneet Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen oppiaineiden toiminnan tuloksena. Aineistoihin liittyviä tietoja on saatu laitoksen tutkimustyön ja opetuksen tuloksena, rekisteröidyiltä, arkistoista ja aineistojen luovuttajilta.
Aineiston tilaajan antamat tiedot tilauslomakkeella/aineistonkäyttösopimuksessa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Yleisen mediapankin kuvia voi ladata kuka tahansa hyväksyttyään käyttöehdot. Kirjautunut käyttäjä voi tilata kuvia hyväksyttyään käyttöehdot.

Tilauslomakkeet säilytetään asiakirjapalveluiden verkkolevyllä, jonne on pääsy ainoastaan yksikön henkilökunnalla. Tietoja luovutetaan

  • asianosaiselle pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti

  • tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti

  • tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille

HKTL-arkisto:

HKTL-arkiston digitoidut kuvat metatietoineen, lukuunottamatta kuvissa esiintyvien henkilöiden henkilötietoja, ovat HKTL-mediapankissa näkyvillä kirjautuneille käyttäjille.  Kuvia ei voi ladata. Kirjautunut käyttäjä voi tilata kuvia hyväksyttyään käyttöehdot. Muusta digitoidusta aineistosta on näkyvillä aineiston metatiedot lukuunottamatta aineistossa esiintyvien henkilöiden henkilötietoja. Kirjautunut käyttäjä voi tilata aineistoa hyväksyttyään käyttöehdot.

Tilauslomakkeen tiedot siirtyvät automaattisesti HKTL-arkiston sähköpostiin tiedoksi, jotta henkilökunta voi palvella asiakasta. Lomakkeet säilytetään yksikön verkkolevyllä, jonne on pääsy ainoastaan HKTL-arkiston henkilökunnalla. Tietoja luovutetaan

  • asianosaiselle pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti

  • tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti

  • tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei yliopiston puolesta siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Yleisen mediapankin kuvia voi ladata kuka tahansa maailmanlaajuisesti hyväksyttyään käyttöehdot.

HKTL-arkisto:

Tietoja ei yliopiston puolesta siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Yliopiston henkilötietoja suojataan osana normaalia tietoturvallisuuden ylläpitämistä. Yliopiston tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta yliopistolla, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin. Yliopiston tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

HKTL-arkisto:

A) Manuaalinen aineisto säilytetään Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkistossa. Aineistoon on pääsy vain arkiston henkilökunnalla.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot: Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä yksikön palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

C) HKTL-arkiston digitoidut kuvat ovat HKTL-mediapankissa näkyvillä kirjautuneille käyttäjille. Kirjautunut käyttäjä voi tilata kuvia hyväksyttyään käyttöehdot. HKTL-arkiston muun digitoidun aineiston metatiedot ovat HKTL-mediapankissa näkyvillä. Kirjautunut käyttäjä voi tilata aineistoa hyväksyttyään käyttöehdot. Kuvissa ja aineistoissa esiintyvien henkilöiden henkilötiedot eivät näy HKTL-mediapankissa.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it-services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx

Rekisteröidyn oikeudet ja velvollisuudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei yleensä ulotu henkilötietoihin, joita yliopisto käsittelee lakisääteisen tehtävän perusteella, yleisen edun vuoksi, tai joihin yliopistolla on muu säilyttämisvelvoite.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröityä koskevat tiedot pyritään aina luovuttamaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot ilmoituksen alussa.