Tietosuojailmoitus – ilmoituskanava

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön vastaisen menettelyn havaitsemiseksi, selvittämiseksi ja estämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen perustaa ilmoituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun saada tietoa sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Siltä osin kuin ilmoituskanavassa on tarpeen käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ilmoitetun väärinkäytöksen tai rikkomuksen selvittämiseksi, kuten henkilön etniseen alkuperään, poliittiseen mielipiteeseen tai terveyteen liittyviä tietoja, on tietojen käsittely tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden tai jäsenvaltion ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.

Yliopistolla on oikeutettu etu saada tietoa siihen ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja työntekijöiden ja yhteistyökumppanien lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Ilmoituskanavan olemassaolo tukee avointa ja läpinäkyvää kulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja perusteltuja epäilyksiä.

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston tehtävään ja sen toteuttamiseen yleisen edun nimissä. 

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen perustaa ilmoituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun saada tietoa sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Siltä osin kuin ilmoituskanavassa on tarpeen käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ilmoitetun väärinkäytöksen tai rikkomuksen selvittämiseksi, kuten henkilön etniseen alkuperään, poliittiseen mielipiteeseen tai terveyteen liittyviä tietoja, on tietojen käsittely tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden tai jäsenvaltion ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.

Yliopistolla on oikeutettu etu saada tietoa siihen ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja työntekijöiden ja yhteistyökumppanien lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Rekisterinpitäjä: Turun yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja Johdon tukipalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot: lakiasiainjohtaja Eeva Ryödi
Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo@utu.fi

Perustiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja organisatorinen asema tai titteli.

Ilmoituksen tiedot, joita ovat kaikki ilmoittajan antamat tiedot, esimerkiksi väitetyn väärintekijän henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen todistajien tai muutoin tapaukseen liittyvien kolmansien osapuolten henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen kuvaus ja peruste sekä kaikki muut asiaan kuuluvat tiedot; ja tutkimustiedot, joita ovat kaikki väitetyn väärinkäytöksen tutkimuksissa tarvittavat tiedot, kuten työsuhteeseen liittyvät tiedot, auditointi- ja taloustiedot, kolmannen osapuolen raporteista ja arvioinneista ilmenevät tiedot sekä käytös- ja kirjautumistiedot.

Ilmoittaja käyttää päätösvaltaa siitä, millaisia henkilötietoja hän sisällyttää ilmoitukseensa ja raportointilomakkeen vapaiden tekstikenttien vuoksi ilmoittaja voi paljastaa myös muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja, mukaan lukien erityisiin henkilötietotietoryhmiin kuuluvia tietoja. Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötiedot poistetaan seuraavan käytännön mukaisesti, mikäli pakottavan lainsäädännön perusteella säilytysaika ei ole pidempi: enintään viisi (5) vuotta.

Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan.

Mikäli kyse on ilmoituksesta, mitä ei ole tehty ilmoituskanava-palvelun tarkoituksen mukaisesti hyvässä uskossa ja ilman vahingoittamis- tai kiusaamistarkoitusta, voidaan henkilötietoja käsitellä ajan, minkä asian selvittäminen ja mahdollisten seuraamusten määrääminen edellyttää sekä näihin liittyvän lakisääteisen kanneajan.

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Turun yliopiston työntekijät, jotka on erikseen nimetty.

Turun yliopiston käyttämän ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja: Certia ja sen alikäsittelijä Efecte Oy.

Ilmoittajan henkilöllisyyttä, ei luovuteta henkilöille, joihin väitteet kohdistuvat. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan luovuttaa vain, jos ilmoittaja antaa siihen luvan, jos sitä vaaditaan rikosoikeudellisissa menettelyissä tai jos ilmoittaja tekee väärän ilmoituksen tarkoituksenaan aiheuttaa haittaa.

Henkilötiedot luovutetaan kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai yliopiston oikeutetun edun sitä vaatiessa esimerkiksi rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/en/privacy/data-security-description​​

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tarkastusoikeus                

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjä käsittelee.

Rekisteröidyn oikeutta voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle edellä kerrotusta syystä, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää rajoituksen syyt ja pyytää tietojen luovuttamista tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus oikaista virheelliset tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Oikeus saada tietonsa poistetuksi

Tietojen poistamista koskevaa rekisteröidyn oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Joihinkin henkilötietoihin liittyy velvoittavaan lakiin perustuva tietojen säilytysvelvollisuus, eikä niitä siten voi tällaisia tietoja poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan lakkaamista.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta käsittelyn rajoittamiseen.

Rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, milloin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää henkilötietoja järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus artikla 20).

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi (tietosuoja-asetus artikla 22).

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu 1.3.2023 alkaen.