Zoom tietosuojailmoitus

 

Käsittelyn tarkoitus

Zoom-palvelua käytetään annettavan opetuksen yhteydessä tuotettavien videoiden tekemiseen sekä kokoustamiseen. Suoratoistettava materiaali tai siitä tallennettavat on-demand videot voivat olla erikseen tuotettavia luento-, tai kokoustallenteita. Zoom istunnon ylläpitäjät näkevät kokouksen osallistujalistalta Turun yliopiston tunnuksella kirjaantuneen henkilön etu-, ja sukunimitiedon tai hänen määrittelemänsä nimimerkin mikäli käyttäjä kirjaantuu kokoukseen ilman UTU-tunnistautumista/UTU-tunnusta.

Palvelusta on olemassa kirjautumista varten Turun yliopiston Zoom-etusivu, jonka lisäksi käyttö tapahtuu myös kirjautumalla varsinaiseen Zoom-ohjelmistoon tai selainversion kautta:

1.9.2019 CSC:n tarjoama ja NORDUnetin palvelimella toimiva FUNET MIITTI palvelu toimii osoitteessa: https://utu.zoom.us/

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen. 

Yhteystiedot

IT-palvelut, Oppimisen IT: helpdesk@utu.fi

Henkilötietoryhmät

UTU-kirjautumista varten käyttäjästä kerätään seuraavat tiedot:

Yliopiston oma palvelu:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite

Funet Miitti Palvelu:

  • Funet Miitti perustuu yhteispohjoismaisesti kilpailutettuun ja NORDUnetin tarjoamaan NORDUnetin On-Premise -totetukseen sekä EU:n sisäiseen, NORDUnetin käyttöön dedikoituun palvelinympäristöön. Järjestelmän toimivuuden takia ovat seuraavat henkilötiedot sinusta näkyvillä kaikille järjestelmää käyttäville: Etunimi, Sukunimi, sekä EPPN. EPPN on Turun yliopiston luovuttama yksilöivä tietue jonka tiedoissa luovutetaan sähköpostiosoite ja henkilökuntastatus (staff/faculty). Turun yliopisto on tämän palvelun henkilötietojen osalta rekisterin pitäjä.

Käyttäjä voi itse tallentaa palveluun halutessaan seuraavat tiedot:

  • Kokouksen nimi (Vapaamuotoinen)
  • Mahdollisten tallenteiden nimi (Vapaamuotoinen)
  • Erilaiset jaetut tiedostot
  • Jaetun työpöydän, tai jaetun sovelluksen sisältö
  • Chat palvelun sisältö
  • Kyselyiden (poll) sisältö
  • Kokouksen isäntä voi antaa laajennetun ylläpito-oikeuden luomaansa kokoukseen valitsemalleen henkilölle (CO-host) mikäli hänellä on palveluun tarvittavat oikeudet (CSC/NORDUnet:in palvelimelle rekisteröitynyt Turun yliopiston henkilökuntastatus.

Palveluun tallennettavat videot saattavat sisältää henkilötiedoiksi luokiteltavaa tietoa videokuvan tai työpöydän jaon, tiedostojaon, keskustelukanavan, tai mahdollisten pollien/kyselyjen yhteydessä. Ennen tallennusta luennoitsijoilta pyydetään lupa videointiin ja tallennuksesta muodostetaan sähköinen sopimus, jossa kuvataan tallenteen käyttöehdot.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§).

 CSC:n funet Miitti palvelu:

Turun yliopiston ja palveluntarjoajan (CSC/NORDUnet) mukaan dataliikenne ei kulje EU-alueen ulkopuolelle. Tieto ja yhteysdataliikenne siirtyy vain EU:n sisällä. Tieto järjestelmässä olevasta Zoom-käyttäjästä (yksilöivä nimitieto) rekisteröityy Zoom-palvelimelle ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjän henkilötietoja säilytetään palvelussa tarvittavan ajan, kuitenkin enintään siihen saakka jolloin henkilön käyttäjätunnus Turun yliopiston palveluksessa raukeaa.

Mahdolliset henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Palveluntuottajalla on oikeus omassa tuotantotoiminnassaan tarvittaessa käsitellä palveluun tallennettuja henkilötietoja.

Tietojen julkisuus tai salassapito

Käyttäjän palveluun tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisesti saatavilla. Ne näkyvät vain palvelun teknisille ylläpitäjille, sekä tietyissä tilanteissa muille kokoukseen osallistujille (keskustelu virtuaalisessa luokkahuoneessa, sovellusten/työpöydän jako, kokoushuoneeseen tehdyt kyselyt). Kokoukseen osallistuvien henkilöiden nimet tai nimimerkit näkyvät muille kokoukseen osallistuville, paitsi jos kokouksen isäntä poistaa osallistujalistan muiden näkyvistä.

Muut informoitavat tiedot

  • Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
  • Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
  • Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
  • Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: http://www.utu.fi/en/unit/university-services/it-services/information_security/Pages/Data-Security-Description.aspx