Turnitin-järjestelmän tietosuojaseloste

Tämä on Turnitin-plagiaatintunnistusjärjestelmän EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 27.3.2019. Viimeisin muutos 14.9.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto, 20014 Turun yliopisto
+358 29 450 5000

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Totti Tuhkanen
KoTo/Koulutuksen tuki
etunimi.sukunimi(ät)utu.fi
20014 Turun yliopisto

3. Rekisterin nimi

Turun yliopiston Turnitin-palvelu

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan perusteella seuraavasti

yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö (GDPR, 6.1 artiklan e kohta)

5. Kerättävät henkilötiedot, niiden käsittely ja käyttötarve

5.1 Henkilötiedot

Nimi
Sähköpostiosoite
Organisaatio (Turun yliopisto)
Käyttäjien järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja niiden kommentointi

5.2 Henkilötietojen käyttötarve

Turun yliopiston opetukseen ja tutkimukseen liittyvien dokumenttien tallentamisen ja arvioinnin mahdollistaminen, tallennetun tekstin alkuperäisyyden tarkistaminen vertaamalla sitä Turnitin -pilvipalvelun sisältämiin vertailuaineistoihin sekä palautetun dokumentin arkistoiminen Turnitinin opiskelijatöiden vertailutietokantaan käyttäjän luvalla.

5.3 Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Palvelun on integroitu UTU Moodlen käyttäjähallintaan, ja tallennettuja tietoja säilytetään GDPR:n vaatimuksia vastaava Moodlen käyttöpolitiikan mukainen aika, kaksi vuotta käyttäjän viimeisen kirjautumisen jälkeen. Tutkintoihin liittyvät opinnäytetekstit säilytetään palvelun UTU-tietokannassa toistaiseksi. Opiskelijalla on oikeus pyytää tietojensa poisto järjestelmästä. Tämä oikeus koskee myös opinnäytteiden poistamista sen jälkeen kun tutkintoon liiittyvän opinnäytteen arvosana on vahvistettu ja sitä koskeva huomautusaika on umpeutunut.

5.4 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä toimivat:

Moodle-oppimisympäristö ja Mepco HRM
Käyttäjien järjestelmässä tuottama tietosisältö
Käyttäjien toiminta ympäristössä

6. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Turnitin siirtää tietoja USA:han suojaten henkilötietoja EU Data Processing Agreementin 03-09-2020 mukaisesti, joka toteuttaa Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council mukaiset vaatimukset ja mallilausekkeet.

https://go.turnitin.com/turnitin-and-gdpr sisältää vielä viittauksen EU:n ja USA:n välisiä tiedonsiirtoja säädelleeseen Privacy Shieldiin, joka purkautui 16.7.2020. Turun yliopiston asiakkuus on pohjautunut sekä Data Processing Agreementiin että Privacy Shieldiin, joista edellinen on voimassa ja päivittyy uuden tilanteen vaatimuksiin. Linkissä todetaan myös Turnitinin pilvipalveluiden siirtyminen EU-alueelle (Frankfurtiin).

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän käytössä ja suojauksessa noudatetaan Turun yliopiston tietoturvaperiaatteita. Lista käyttöoikeuksista on saatavissa järjestelmästä tulostettavana raporttina. Huom! Lista on saatavissa opettajan oikeuksilla toimivista, mutta ei opiskelijoista.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@utu.fi.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy tietoihin
oikaista tietoja
rajoittaa tietojen käsittelyä
vastustaa tietojen käsittelyä
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.