Kirjaston asiakastyytyväisyyskyselyn tietosuojailmoitus
Rekisterin nimi
Kirjaston asiakastyytyväisyyskysely
Rekisterinpitäjä
Postiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
FI-20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjasto@utu.fi
Puhelin: 029 450 2354; (040) 726 5016
Käyntiosoite:
Turun yliopiston kirjasto
Feeniks-kirjasto
Yliopistonmäki
20500 TURUN YLIOPISTO
Vastuuhenkilön yhteystiedot
Palvelupäällikkö Antti Peltonen antti.peltonen@utu.fi, +358 50 307 7603
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Turun yliopiston tietosuojavastaava dpo@utu.fi, +358 50 490 7736
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, tietojen alkuperä ja käsittelyn oikeusperuste
Kirjaston asiakastyytyväisyyskyselyn tarkoituksena on kerätä Turun yliopiston kirjaston asiakkaiden mielipiteitä kirjaston tarjoamista palveluista. Vastausten perusteella pyritään muodostamaan käsitys siitä, millaiseksi kirjaston asiakkaat kokevat kirjaston palvelut ja miten palveluita tulisi kehittää.
Kyselypohjan lähettämiseksi hyödynnetään Turun yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden sähköpostiosoitteistoa ja Turun yliopiston kirjaston asiakasrekisteriä. Kirjaston asiakasrekisteristä kerätään Turun yliopiston ulkopuolisten asiakkaiden sähköpostiosoitteet. Kyselyyn voi vastata lisäksi kuka tahansa julkisen linkin avulla.
Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Vastaamien ei edellytä rekisteröitymistä, ja vahvoja tunnistetietoja ei kerätä. Vastaajien henkilöllisyyttä ei voida suoraan päätellä tai selvittää vastausten perusteella.
Vastaaja voi valita itse, mitä tietoja haluaa tuoda esille. Vastaajan taustaan liittyvissä tunnistetietokysymyksissä on vaihtoehtona En halua vastata / En osaa sanoa. Lisäksi kyselyn johdannossa vastaajia ohjeistetaan siihen, että avoimiin vastauksiin ei tule sisällyttää henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja.
Kyselyn vastauksia tullaan analysoimaan sekä määrällisesti että laadullisesti siten, että analysoinnissa voidaan huomioida vastaajan taustatietoja (vastaajan eniten käyttämä kirjastoyksikkö, asiakasryhmä, organisaatioyksikkö, ikäryhmä, kirjaston käyttötarkoitus). Jos avoimissa vastauksissa esiintyy vahvoja tunnistetietoja, ne poistetaan.
Kyselyn tuloksista voidaan raportoida julkisesti, ja avoimissa vastauksissa esiintyviä tekstejä voidaan lainata osittain tai kokonaan kirjaston raportointi-, tiedotus- tai markkinointitarkoituksissa, kuitenkin siten, että kaikki mahdolliset vastaajan tunnistamiseen johtavat tiedot poistetaan.
Käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1. artiklan kohtaan a: "rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten", http://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm, Tietosuojalaki (1050/2018 https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181050).
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteriin talletetaan rekisteröidystä seuraavia tietoja: vastaajan eniten käyttämä kirjastoyksikkö, asiakasryhmä, organisaatioyksikkö, ikäryhmä, kirjaston käyttötarkoitus sekä näkemyksiä Turun yliopiston kirjaston palveluista.
Henkilötietojen käsittelijät
Kyselyn vastauksia käsittelee Turun yliopiston kirjaston henkilökunta, jota sitoo vaitiolovelvollisuus.
Kyselyvastauksia kerätään ja käsitellään Turun yliopiston käytössä olevalla REDCap-ohjelmistolla, jolloin kerätty data säilyy yliopiston hallussa. Aineistoa voidaan analysoida Turun yliopiston tarjoamilla ohjelmistoilla.
Aineistoa säilytetään Turun yliopiston hallinnoimalla verkkolevyllä, jonne pääsy on rajoitettu kirjaston henkilökuntaan.
Yliopiston tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytänteiden mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.
Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Turun yliopiston ulkopuolelle.
Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika tai sen määrittämisen kriteerit
Kyselytutkimuksen vastaukset tallennetaan pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet: pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus
Vastaajan tietoja ei kyetä yhdistämään vastauksiin, joten rekisteröidyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista joudutaan poikkeamaan seuraavilta osin:
Rekisteröidyn oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15)
Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16)
Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistattamiseen (artikla 17)
Rekisteröidyn oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista (artikla 18)
Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21).
Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Tietojen alkuperä
Vastaajien tavoittamiseksi hyödynnetään Turun yliopiston sähköpostiosoitteistoa sekä Turun yliopiston kirjaston asiakasrekisteriä. Muut tiedot kerätään suoraan kyselyyn vastaajalta itseltään.
Tiedot automaattisen päätöksenteon ml. profiloinnin olemassaolosta
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profiloinnin tekemiseen.