Alumnirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Alumnirekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto
Postiosoite: Turun yliopisto, 20014 TURUN YLIOPISTO
Sähköposti: kirjaamo@utu.fi
Puhelin: +358 29 450 5000 (vaihde)
www.utu.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yliopiston alumnirekisterin käyttötarkoitus on ylläpitää alumniverkoston jäsenten yhteystietoja. Alumnirekisteriin kuuluvat henkilöt ovat suorittaneet tutkinnon Turun yliopistossa tai Turun kauppakorkeakoulussa (ml. EMBA ja JOKO). Alumnirekisteriä käytetään pääasiassa viestintään alumneille sekä myös yliopiston ja alumnien välisen yhteistyön edistämiseen ja syventämiseen.

Alumnirekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva jäsenrekisteri, jonka avulla hallitaan alumnien jäsenyyttä, alumnisuhteita, -toimintaa ja -viestintää sekä markkinoidaan Turun yliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Alumnirekisterin tietoja käytetään myös tilastotiedon tuottamiseen yliopiston käyttöön.

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen alumnisuhteiden ja -verkoston käsittelyä ja hoitamista varten.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin ilman rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva pääasiallinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

• Tietosuojalaki (2018/1050)

• Yliopistolaki (2009/558).

Rekisterin yhteyshenkilö(t):

Paula Pehkonen, Koordinaattori
Sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@utu.fi

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

DPO@utu.fi

Lisätietoja yliopiston tietosuojavastaavasta: www.utu.fi/dpo.

6. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen toimeksiantosopimuksella

Alumnirekisteriin kuuluvien jäsentietojen käsittelyssä käytetään ulkopuolisten palveluntuottajien välineitä tai se voidaan toteuttaa kokonaan palveluntuottajan toimesta. Tällöin rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Toimeksiannot voivat liittyä sähköisten tietojärjestelmien käyttöön tai rekisterinpitäjän omaan toimintaan liittyvään tilastointiin, seurantaan, viestintään, raportointiin ja niiden analysointiin.

Rekisterinpitäjän toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

• Microsoft Ireland Operations Limited (alumnirekisteri, Turun yliopiston tietovarasto)

• Digia Finland Oy (Microsoft Dynamicsin käytön konsultointi)

• Visma Aquila Oy (tapahtumailmoittautumiset)

• Emaileri Oy – (uutiskirjeiden lähettäminen)

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja yliopistolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen (Yliopistolaki 2 §, tietosuoja-asetus 6 artikla 1. e)-kohta). Alumnirekisteriin liittyminen on vapaaehtoista. 

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä (pakolliset tiedot on merkitty asteriskilla (*)):

• Henkilön perustiedot (mm. etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, syntymäaika*, kotiosoite)

• Asiointikieli

• Opiskelijanumero ja opintotiedot

• Nykyinen työpaikka

• Vapaaehtoistyö yliopiston hyväksi (kuten mentorina tai puhujana tilaisuudessa toimiminen)

• Osallistumiset Turun yliopiston alumneille suunnattuihin tapahtumiin

• Alumnien itse ilmoittamat kiinnostuksen kohteet alumnitoiminnan osalta (mk. viestintätoiveet)

• Alumnien kanssa käyty yhteydenpito

• Palvelun käyttötiedot (luvat ja suostumukset, evästetiedot, lokitiedot, istuntotunnisteet, IP-osoitteet).

9. Rekisterin tietolähteet

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka on:

• siirretty Turun yliopiston opintorekisteristä rekisteröidyn suostumuksella

• rekisteröity on itse antanut tietonsa rekisteröitymällä alumniksi, tai

• rekisteröity on antanut tietonsa meille yhteydenottojen yhteydessä.

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin sekä toiminto- ja ryhmäkohtaisin valtuuksin. Rekisteriin sähköisesti tallennettuja tietoja pääsevät käsittelemään vain tietoihin oikeutetut ja valtuutetut henkilöt. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Alumnirekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yliopiston ulkopuolelle.

Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannoistamme henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti

• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä tai muutoin lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa.

12. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan

Henkilötietoja säilytetään EU:n ja Euroopan talousalueella. Alumnirekisterin sähköisessä tietojärjestelmässä käytetään Microsoftin tarjoamia sovelluksia, joiden palvelut tuotetaan pääosin EU:n alueella. Tietoihin voi rajatusti olla pääsy ETA-alueen ulkopuolelta. Tällaisten henkilötietojen siirroiksi katsottavien tapahtumien laillisuus perustuu Euroopan komission antamaan päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta, kun tietoja siirretään sertifioituneelle yritykselle Yhdysvaltoihin, kuten Microsoftille. Microsoft on sitoutunut noudattamaan kaikissa mahdollisissa tietojen siirroissa kolmansiin maihin tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtomekanismeja ja suojakeinoja. 

13. Henkilötietojen säilytysajan määrittäminen

Säilytämme alumnirekisteriin liittyneiden tietoja toistaiseksi. Tiedot poistetaan pyynnöstä (laittamalla sähköpostia: alumni@utu.fi) tai kun olemme saaneet tiedon henkilön kuolemasta.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen. Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.  

14. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle, jonka tietoja käsitellään, erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.

Sinulla on rekisteröitynä mm. oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään, pyytää itseäsi koskevat tiedot sekä myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi ja tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus saada henkilötiedot poistetuksi. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli tietojesi käsittelytoimet perustuvat suostumukseen. Ks. tarkempaa tietoa oikeuksistasi.

15. Evästeet

Kun vierailet verkkosivuillamme, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja.

Voit antaa suostumuksesi evästeiden käytölle verkkosivuillamme. Ks. evästeasetukset.

16. Selosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme www.utu.fi, josta löydät tämän selosteen viimeisimmän version.