Tietopyynnöt
Jokaisella henkilöllä on oikeus tehdä omia tietoja koskeva tietopyyntö ja myös oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tällaisia pyyntöjä voi esittää vapaamuotoisesti esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse.
On kuitenkin myös sellaisia tietoja, joita voidaan lain mukaan antaa vain tietyillä edellytyksillä ja, joiden osalta viranomaisen tulee harkita, voidaanko tiedot antaa pyytäjälle.
Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti.
Kun vain osa asiakirjasta on julkinen, pyydetty tieto annetaan asiakirjan julkisesta osasta niin, ettei salassa pidettävä osa paljastu. Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Tutustu hinnastoon.
Yliopiston tehtävien hoidossa syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Ainoastaan salassapitosääntelyyn tai henkilötietojen suojaan liittyvien syiden vuoksi tieto voidaan jättää antamatta. Julkisuuslain mukaiselle tietopyynnölle ei ole muotovaatimuksia, mutta pyydetty asiakirja on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti, jotta tiedämme mitä asiakirjaa pyyntö koskee ja myös asiakirjan löytyminen helpottuu.
Yliopiston viranomaistoimintaan liittyvät asiakirjat rekisteröidään asiarekisteriin, ja näihin liittyvät tietopyynnöt käsitellään kirjaamossa. Tietopyynnöllä tarkoitetaan tässä julkisuuslain mukaista asiakirjapyyntöä ja tietosuoja-asetuksen mukaista tietopyyntöä.
Pyytäessäsi tietoja asiarekisteristä yksilöivinä tietoina, voit käyttää esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireille panijan sekä päätöksentekijän tietoja.
Kohdistaessasi tietopyynnön asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla mm. rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (esim. hakemus, päätös, tiedote). Yliopiston asiakirjajulkisuuskuvaus löytyy sivulta asiakirjajulkisuuskuvaus.
Pyynnön tarkentamiseksi ole tarvittaessa yhteydessä Yliopiston kirjaamoon, joka välittää pyynnöt käsiteltäväksi oikealle taholle:
Sähköposti: kirjaamo@utu.fi
Puhelin: +358 50 359 1729
Postiosoite: Kirjaamo, Yliopistonmäki, 20014 Turun yliopisto
Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi rekistereistä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu sivulla rekisteroidyn-oikeudet.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan omien tietojen tarkastuspyyntöön ja virheellisten tietojen oikaisuvaatimukseen on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.
Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen Yliopisto voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.
Yliopiston organisaatiosta tehtäviin tutkimuksiin, selvityksiin ja opinnäytteisiin tarvitaan tutkimuslupa, joista löytyy lisätietoa sivulta Tutkimusluvan myöntäminen.