Tohtorikoulutuksen sähköiset järjestelmät

Tohtorikoulutuksen sähköisillä järjestelmillä edistetään tohtorikoulutuksen sujuvia ja yhdenmukaisia hallinnollisia prosesseja läpi yliopiston. Tällä sivulla kuvataan käytössä olevat järjestelmät.

Osaan järjestelmistä tarvitaan yliopiston käyttäjätunnus ja käyttöoikeus kyseiseen järjestelmään.

UGIS

UGIS (University of Turku Graduate School Information System) on Turun yliopiston tutkijakoulun tietojärjestelmä. 

UGIS digitalisoi tohtorikoulutuksen elinkaaren tarjoten elinkaareen liittyville tahoille (mm. koordinaattorit ja ohjaajat) yhtenäisen portaalin palvelujen ja ohjeistuksen löytämiseen. Ennalta määritetty elinkaari ja sen seuraaminen mahdollistavat myös prosessien digitalisoinnin esimerkiksi raportointiin liittyvien tietojen keräyksen automatisoimiseksi.

UGIS-portaali pääkäyttäjäryhmät ovat tohtorikoulutettavat, heidän ohjaajansa sekä koordinaattorit ja sihteerit sekä tohtoriohjelmista että tiedekunnista. Muihin käyttäjiin lukeutuvat tutkijakoulun, tiedekunnan ja hallinnon toimintaa ohjaavat tahot.

Käyttöohjeet UGIS-portaalin käyttöön

Miten UGISta käytetään?

UGIS-portaali löytyy osoitteesta ugis.utu.fi. Järjestelmän käyttö vaatii, että kuulut johonkin seuraavista käyttäjäryhmistä:

  • tohtorikoulutettava,
  • ohjaaja,
  • pääaineen vastuuhenkilö/valvoja,
  • seuranta/ohjausryhmän jäsen,
  • koordinaattori,
  • virkailija.

Lisäksi sinulla tulee olla utu-tunnus, että voit kirjautua järjestelmään. Mikäli sinulla on ongelmia järjestelmään pääsyssä tai kysymyksiä järjestelmän käyttöön liittyen, olethan yhteydessä tiedekunnan tohtoriohjelmakoordinaattoriin. 

Vikatilanteissa voit lähettää sähköpostia osoitteeseen ugis@utu.fi. Ruudunkaappaus virheestä ja lyhyt selitys yritetystä toiminnosta auttavat nopeinten ratkaisun löytymiseen.

UGIS toimii Firefox, Chrome ja Opera selaimilla, valitettavasti Explorer tai Edge eivät ole yhteensopivia UGIS-järjestelmän kanssa.

UGIS järjestelmän tietosuojaseloste

 

Lomakkeet

Sähköiset lomakkeet näyttäytyvät UGIS-portaalin osana, mutta ovat kuitenkin osa omaa järjestelmäänsä Utuforms. Tohtorikoulutuksessa on käytössä sähköiset lomakkeet

Lomakejärjestelmä on rakennettu Turun yliopistossa.

Saimi

Turun yliopiston tohtorikoulutuksen tarpeisiin on eRekry-järjestelmään Saima rakennettu tohtorikouluksen oma hakujärjestelmä Saimi. Järjestelmää käytetään tohtorikoulutukseen liittyvissä hauissa:

  1. Tohtorikoulutettavan opiskeluoikeuden hakeminen (hakuilmoitukset näkyvät vain hakuaikoina)
  2. Tutkijakoulun rahoittaminen palkkapaikkojen hakeminen (hakuilmoitukset näkyvät vain hakuaikoina)
  3. Tohtoriohjelmien hallinnoimien matka-avustusten hakeminen
  4. Tohtoriohjelmien hallinnoimien väitöskirjan loppuunsaattamisapurahojen hakeminen
  5. Tohtorikoulutettavien vuosiraportointi (Lomakkeet näkyvät vain vuosiraportointikauden aikana)

Saimi järjestelmän tietosuojailmoitus

Opintorekisteri

Tohtorikoulutettavien opintosuoritukset ja tutkinnot kirjataan opintorekisteriin. Tohtorikoulutettava voi tarkistaa omat suorituksensa rekisteristä.

NettiOpsu

Tietosuojailmoitus - opiskelijoiden henkilötietojen käsittely koulutuksen yhteydessä

Opinto-opas

Tohtoriohjelmien opintosuunnitelmat ja tutkijakoulu UTUGS:n opetustarjonta on kerrottu opinto-oppaassa.

eHOPS

Tohtorikoulutettava laatii henkilökohtaisen opintosuunnitelmansa eHOPS-järjestelmässä. Tohtorikoulutettava lataa suunnitelman eHOPS:sta UGIS-portaaliin ja ohjaaja tai oppiaineen vastuuhenkilö hyväksyy suunnitelman UGIS-portaalissa.

eHOPS

JOOPAS

Tohtorikoulutettava voi hakea opinto-oikeutta suorittaa yksittäisiä opintojaksoja toisesta korkeakoulusta JOOPAS-järjestelmän kautta.

JOOPAS-järjestelmä

Tutkimustietojärjestelmä

Turun yliopiston tutkimustietojärjestelmään tohtorikoulutettava kirjaa kaikki julkaisunsa.

Tutkimustietojärjestelmä

Julkaisujärjestelmä (UTUPub)

Turun yliopistossa sähköisesti julkaistut opinnäytteet, kuten väitöskirjat, löytyvät avoimesta julkaisuarkistosta.

UTUPub