Professoriluento | Kirsi-Mari Kallio

Johdon laskentatoimi on erilaisten toimintojen kokonaisuus, johon kuuluvat esimerkiksi budjetointi, kustannuslaskenta ja organisaation suoriutumisen mittaus. Johdon laskentatoimen tehtävänä on tuottaa yrityksen tai muun organisaation johdon päätöksenteon tueksi laskelmia ja analyyseja. Tässä käytetään hyväksi kirjanpidon tuottaman informaation lisäksi monia muita määrä- ja arvolukuja talousyksikön sisältä ja myös ympäristöstä. Vaikka johdon laskentatoimelle ei ole olemassa samanlaisia normeja kuin ulkoiselle laskentatoimelle eli tilinpäätös­informaatiolle, tästä huolimatta myös sen piirissä tuotettavilta tiedoilta vaaditaan oikeellisuutta ja luotettavuutta.

Johdon ohjausjärjestelmiä voidaan kutsua organisaation integroitujen tekniikoiden kokonaisuudeksi, joka kerää informaatiota suunnittelu- ja seurantapäätösten tekoon, motivoi organisaation työntekijöitä ja mittaa organisaation suoritusta. Johdon laskentatoimen järjestelmät koostuvat toiminnoista, joita käytetään systemaattisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Johdon ohjausjärjestelmien keskiössä ovat ohjaus ja seuranta. Käytännössä tähän kuuluvat muun muassa tavoitteiden asettaminen, tavoitteiden saavuttamiseen vaadittavien strategioiden määrittäminen, strategioiden implementoiminen ja mahdollisten riskien hallitseminen.

Erään tunnetun määritelmän mukaan johdon ohjausjärjestelmän perimmäinen tarkoitus ei ole kontrolloida ihmisten käytöstä itsessään, vaan vaikuttaa ihmisiin niin, että he toimivat ja tekevät päätöksiä, jotka heidän mielestään ovat yhdenmukaisia organisaation tavoitteiden kanssa”.

Koska tämän luennon teemana on suoritusmittauksen haasteet asiantuntijaorganisaatioissa, esitän seuraavaksi asiantuntijaorganisaation määritelmän. Asiantuntijaorganisaatiot ovat sellaisia organisaatioita, joissa merkittävin pääoma on usein luonteeltaan aineetonta ja henkilöstökustannukset ovat usein huomattavasti suuremmat, kuin esimerkiksi toimitiloista, koneista ja laitteista aiheutuvat kustannukset. Tyypillisiä esimerkkejä asiantuntijaorganisaatioista ovat yliopistot, sairaalat ja tutkimus- ja tuotekehitysyritykset, kuten lääkeyhtiöt tai peliyhtiöt. Asiantuntijaorganisaatioiden ydintehtävä on soveltaa olemassa olevaa tietoa, luoda uutta tietoa ja ratkaista yksilöllisesti monimutkaisia ongelmia.

Asiantuntijaorganisaatioissa henkilöstön keskeinen osa koostuu pitkälle koulutetuista, tyypillisesti akateemisen tutkinnon suorittaneista henkilöistä, eli asiantuntijoista. Tyypillistä asiantuntijaorganisaatioille on, että ne ovat hyvin riippuvaisia asiantuntija­työntekijöistään ja esimerkiksi asiantuntijoiden jäädessä eläkkeelle tai siirtyessä muualle heidän korvaamisensa on usein hankalaa ja kallista. Lisäksi on tyypillistä, että asiantuntijaorganisaatiossa asiantuntijoilla on laajasti valtaa paitsi oman työnsä suunnitteluun, organisointiin ja toteutukseen, mutta myös vähintäänkin epäsuoraa vaikutusvaltaa organisaation toimintaan ja päätöksentekoon laajemminkin.

Perinteisesti on mielletty, että syvälliseen erikoistumiseen perustuvan työn merkitys asiantuntijalle rakentuu ennen kaikkea aidon kiinnostuksen ja sisäisen tehtävämotivaation varaan. Esimerkiksi yliopistossa tehtävä tutkimus- ja opetustyö on monella tavalla eristysluonteista. Se keskittyy tiedon lisäämiseen, jakamiseen ja omaksumiseen. Akateemisen työn substanssin ymmärtäminen vaatii usein syvällistä tieteenalan tuntemusta. Se on lisäksi luonteeltaan usein monimuotoisempaa kuin monet muut työt. Usein tällaista työtä tehdään kutsumuksesta, eli työn merkitys on asiantuntijalle itseisarvoinen. Asiantuntijat pitävät tyypillisesti autonomiaa oman työnsä suhteen hyvin keskeisenä arvona.

Suoritusmittaus, englanniksi performance measurement, on johdon laskentatoimen ohjausjärjestelmä, jota on alettu systemaattisesti soveltaa esimerkiksi suomalaisissa julkisen sektorin asiantuntijaorganisaatioissa 1990-luvulta lähtien.

Suoritusmittaus on johdon laskentatoimen termi, joka tarkoittaa yksilöiden ja tiimien suo­rituksen ja tuloksen jatkuvan tunnistamisen, mittaamisen ja kehittämisen prosessia. Sillä viita­taan ”sosiaalisiin instrumentteihin, suoritus- ja tulosindikaatto­reihin, joita on tar­koi­tettu käytettäväksi rationaalisen päätöksenteon tukena niin hallin­nollisissa kuin poliit­tisissakin prosesseissa” Johdon laskentatoimen kirjallisuudessa on keskusteltu siitä, mitä kaik­kea performance measurement terminä oike­astaan pitää sisällään. Vaikka täyttä yksimielisyyttä termin sisällöstä ei olekaan saavutettu, on nykyinen suo­ritusmittaukseen liittyvä akateeminen kirjal­lisuus melko yk­simielinen siitä, että tuloksellisuusindikaat­torien pitää olla laaja-alaisia ja strate­gisesti linjassa organi­saation tavoitteiden kanssa, jotta johto voisi niiden avulla tehdä johdonmukaisia päätök­siä.

Suoritusmittaus on itse asiassa käsite, joka johtaa jo viime vuosisadan alkuun ja massatuotannon yleistymiseen eli Frederik Taylorin ja Henry Fordin oppeihin. Siksi onkin erikoista, että suoritusmittaus on otettu niin laajalti käyttöön keskeisenä ohjausjärjestelmänä nimenomaan asiantuntijaorganisaatioissa, joiden tuotanto­­prosessi on itse asiassa niin kaukana massatuotannosta kuin ylipäätään on mahdollista.

Tietointensiivisessä asiantuntijatyössä on esimerkiksi melko tavallista, että syntyy tilanteita, joissa alaiset suorittavat sellaisia työtehtäviä, joita heidän esimiehensä eivät ymmärrä eivätkä osaa. Tällaista työtä on ajoittain vaikea valvoa ja sen todellisia tuloksia mahdotonta arvioida. Esimerkiksi yliopistojen tutkimus- ja opetustyössä ulkopuolisten on hyvin vaikea – ellei jopa mahdoton – arvioida mielekkäällä tavalla vaikkapa opetukseen, tutkimukseen ja yliopistojen kolmanteen tehtävään käytettyä työaikaa tai panosta. Tämän vuoksi suoritusmittaus soveltuu melko huonosti itsenäisyyttä, oppimista ja luovuutta vaativaan akateemiseen työhön. Lisäksi yliopistossa tehtävä työ on luonteeltaan voittoa tavoittelematonta työtä: sillä on jokin muu tarkoitus kuin vaikkapa liiketaloustieteissä yrityksen tavoitteeksi perinteisesti esitetty osakkeenomistajan hyvinvoinnin maksimointi. Tästä syystä yliopistojen rinnastaminen liike-elämässä toimiviin organisaatioihin on epätarkoituksenmukaista

Yhteenvetona suoritusmittauksen soveltumisesta asiantuntijaorganisaatioiden ohjaukseen voin todeta seuraavaa:

Ensinnä, asiantuntijaorganisaatioissa on usein hankala määritellä, mitä pitäisi mitata, kenen pitäisi mitata, kuinka pitäisi mitata ja miksi. Tämän lisäksi sen tunnistaminen, millaista on hyvä suoriutuminen asiantuntijatyössä tai hyvä tulos ylipäätään, on myös ristiriitaista. Tuloksellisuuden käsite ja hyvä suoritus ovat asioita, joita on esimerkiksi yliopistojen tutkimus- ja opetustyössä usein hankala määritellä, ainakaan yksiselitteisesti.

Toiseksi, asiantuntijatyön on usein kuvattu olevan sisäisesti motivoitunutta kutsumustyötä. Tämän vuoksi autonomiaa korostavien asiantuntijoiden motivaatio saattaa kärsiä ulkoisista tulostavoitteista ja liialliseksi koetusta seurannasta.

Lopuksi on vielä muistettava, että laskentatoimella on todellisuutta rakentava luonne. Tällä tarkoitan sitä, että luomalla ohjaus- ja mittausjärjestelmiä me samalla rakennamme todellisuutta. Laskelmien laa­tija määrittelee niiden vastaanottajille, mitä asioita käsitellään laskelmissa ja ra­porteissa ja mitä taas ei, eli hän itse asiassa määrittelee, mikä on tärkeää ja mikä ei. Näin ollen esimerkiksi budjetit eivät ole ainoastaan arvioita siitä, mitä tulee tapah­tumaan, vaan niiden avulla asetetaan tavoitteita ja motivoidaan johtajia ja työntekijöitä toi­mi­maan niin, että tavoitteet saa­vutetaan. Sama pätee suoritusmittareihin: mittarien ja indi­kaattorien ja niiden tuottamien tulostietojen avulla ensin johto viestii työntekijöille, mikä on tärkeää ja mikä ei, ja sitä kautta työntekijät tulkitsevat, mitä työtehtäviä arvostetaan, ja mitä ei. Laskenta­toimen tuotta­mien laskelmien logiikka näyttäytyy helposti neutraalina ja sen tuottama infor­maatio objektiivi­sena. Laskentatoimi on kuitenkin ihmisten luoma sosiaalinen konstruktio, jonka laskentamenetelmiin ja lopputulok­seen vaikuttavat ihmisen oma toiminta sekä sosiaalinen ja historiallinen konteksti, eikä myöskään sen tuottama informaatio näin ollen ole arvoneutraalia. Tämän vuoksi ei ole yhdentekevää, mitä johdon laskentatoimen piirissä mittaamme ja mitä emme.