Turun yliopiston asiakirjapalvelut - kirjaamo ja keskusarkisto

• Voit saada asiakirjat nähtäväksi kirjaamossa (julkisuuslain säännökset huomioiden). Varaa aika etukäteen osoitteesta kirjaamo@utu.fi tai puhelimitse 050 359 1729.
• Pyydettäessä salassa pidettäviä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin, pitää pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä.
• Mikäli kyseessä on hyvin laaja tilaus, sovi etukäteen aineiston toimittamisen yksityiskohdista.
• Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon sähköpostitse kirjaamo@utu.fi, henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä tai postitse (asiakirjojen perille toimittaminen on lähettäjän vastuulla). Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja, esim. pdf, word, excel, powerpoint tai html.
• Lähetä avointen tehtävien hakuun liittyvät tietopyynnöt osoitteeseen eRekry@utu.fi. Työhakemukset toimitetaan yliopistolle osoitteessa http://www.utu.fi/tyopaikat. Tietoja tehtäviin hakeneista saat tehtävän hakuilmoituksessa mainitulta yhteyshenkilöltä.

Sujuvan palvelun takaamiseksi pyydämme lähettämään keskusarkistoa koskevat tietopyynnöt sähköpostitse: arkisto@utu.fi. Tavanomaisten tietopyyntöjen aineistot toimitamme asiakkaalle sähköisesti. Jos tietopyyntö on laaja, sovimme asiakkaan kanssa parhaan toimintatavan. Arkistoaineistoja voi tutkia myös arkiston tutkijatilassa.

Pyytäessäsi salassa pidettäviä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja todistettava oma henkilöllisyytesi.

Tutkintotodistukset

Voit pyytää jäljennöstä tutkintotodistuksestasi osoitteesta asiakirjapalvelut@utu.fi. Ilmoita sähköpostissa koko nimesi (myös entinen sukunimi), syntymäaikasi/opiskelijanumerosi, valmistumisvuotesi ja tutkintosi. Vastausviestissä annamme lisäohjeita, esimerkiksi maksamiseen liittyen. Virallisesti oikeaksi todistetuista jäljennöksistä veloitamme 7,50 e/todistus. Huomioithan, että tutkintotodistusten virallisten kopioiden toimittamiseen voi mennä useampi päivä.

> Palveluhinnasto

> Charges for Document Requests

Asiakirjajäljennöksien oikeaksi todistaminen

Turun yliopiston keskusarkistoon toimitetuista asiakirjoista annetaan pyynnöstä oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Keskusarkiston laatima todistus jäljennöksestä voidaan antaa suomen- tai englanninkielisenä. Alkuperäisestä asiakirjasta ei tehdä käännöksiä.

Todistukseen merkitään alkuperäisestä asiakirjasta keskeiset tiedot käyttötarkoituksen perusteella ja tiedot varmennetaan yliopiston virallisella leimalla ja työntekijän allekirjoituksella.

Tiedot ja liitteenä luovutettava jäljennös vastaavat yliopiston keskusarkistoon tallennettua alkuperäistä asiakirjaa. Tietoja ei todistamishetkellä tarkisteta rekistereistä, esimerkiksi opiskelijatietojärjestelmästä. Jos alkuperäisessä arkistoon toimitetussa asiakirjassa on virhe, se kertautuu todistuksessa. Tämän vuoksi on tärkeää, että asiakas tarkistaa huolellisesti sekä keskusarkiston antaman todistuksen että sen liitteenä olevat jäljennökset.

Valokuvat

Arkiston digitoidut kuvat ovat saatavilla Turun yliopiston mediapankissa. Yleisestä mediapankista saat ladattua kuvat itse hyväksyttyäsi käyttöehdot. Laajemman valikoiman arkiston kuvia saat näkyviin kirjautumalla utu-tunnuksilla ja valitsemalla Valitse mediapankki -pudotusvalikosta ”Arkisto”. Nämä kuvat saat käyttöösi täyttämällä tilauslomakkeen mediapankissa. Mikäli et löydä haluamaasi kuvaa tai sinulla on kuvien käyttöön liittyviä kysymyksiä, lähetä pyyntö osoitteeseen mediabank@utu.fi.

Keskusarkiston osa-arkistot

I Yksityisen Turun Yliopiston arkisto 1922-1974
II Turun Suomalaisen Yliopistoseuran arkisto 1917-1980 (päävuodet 1917-1949)
III. Turun kesäyliopiston arkisto 1923 - 1987 (päävuodet 1945 - 1974)
IV. Tuorlan maanviljelyskoulun arkisto 1946 – 1972
V. Tuorlan kartanon arkisto 1926 – 1974
VI. Turun yliopiston kirjaston arkisto 1920 - 1998 (päävuodet 1920 - 1974)
VII. Turun normaalikoulun arkisto 1974 – 2009
VIII. Rauman normaalikoulun arkisto 1974 – 2009
IX. Valokuva- ja AV -arkisto 1919 - 
X. Turun yliopiston hallinto- ja talousarkisto 1974 - 2003
XI. Turun yliopiston opetustoimen arkisto 1974 - 2003
XII. Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen arkisto 1976 - 2009
XIII. Turun yliopiston arkisto 2004 - 2009
XIV. Turun yliopiston arkisto 2010 -
XV. Konferenssitulkkien erikoistumiskoulutuksen arkisto 1995–2010

Keskusarkiston kokoelmat

Kokoelma 1  Professori Mikko Niemen kokoelma, aineistoa 1956–1995
Kokoelma 2  Professori Jussi T. Lappalaisen kokoelma, aineistoa 1980–2000
Kokoelma 3  Professori Antero Vaaraman kokoelma, 1930–70-luvuilta
Kokoelma 4  Turun yliopiston tutkijayhdistys/ Matemaattis-luonnontieteellisen jaoston kokoelma 1974–1976 (1981)
Kokoelma 5  Henrik Gabriel Porthan -instituutin kokoelma, 1987–1995
Kokoelma 6  Professori Topi Kallion kokoelma, aineistoa 1929–1957
Kokoelma 7  Professori Vilho Niitemaan kokoelma, aineistoa 1956–1986
Kokoelma 8  Turun yliopiston rouvat -kokoelma, aineistoa 1932–2012
Kokoelma 9  Sovelletun matematiikan ja tietojenkäsittelyalan tutkimussäätiön kokoelma, aineistoa 1966–2002
Kokoelma 10  Esko Antolan Eurooppa-koulutus -aineisto 1997–2003
Kokoelma 11  Yrjö Väisälän kokoelma, aineistoa 1910-luvulta vuoteen 1971 
Kokoelma 12  Turun yliopiston rakentamisen neuvottelukunnan kokoelma 1972–1996

​1. Rekisterinpitäjä

Turun yliopisto
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5000
faksi 029 450 5040 
kirjaamo@utu.fi
 

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Rehtori Jukka Kola

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Asiakirjahallintopäällikkö Hanna Knuuti
Kirjaamo
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 2344
hanna.knuuti@utu.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Kirjaaja Jaana Reimola
Kirjaamo
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5126
kirjaamo@utu.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

dpo@utu.fi, 029 450 3009

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asianhallintajärjestelmään rekisteröidään ja arkistoidaan yliopiston
hallinnollisia asiakirjoja. Asiarekisterin eli diaarin tehtävä on seurata asian
valmistelua ja päätöksentekoa yliopistossa ja tukea hallinnon
julkisuusperiaatetta.
 
Asianhallintajärjestelmässä on henkilötietoja, koska diaarimerkintöjen tulee olla
tarpeeksi laajoja ja selkeitä, jotta asian käsittely on sujuvaa ja asian
pääasiallinen sisältö on ymmärrettävissä ilman asiakirjaa.
Lisäksi asian tulee olla helposti löydettävissä jälkikäteen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleinen etu ja julkisen vallan käyttäminen sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999
Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 §13
Arkistolaki 831/1994
Yliopistolaki 558/2009 2§

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötietojen säilytysajat. 

Diaarimerkinnät säilytetään pysyvästi Arkistolaitoksen päätöksellä AL 16465/07.01.01.03.02/2016, joka perustuu Arkistolakiin 831/1994. Asiakirjojen sisältämät henkilötiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
 
Henkilötietoja sisältävät metatietokentät:

• asian otsikko-kenttä voi sisältää henkilötietoja (esim. nimi+titteli)
• asian käsittelijä ja yksikkö (luonnollinen henkilö)
• asiakirjan lähettäjä/vastaanottaja (luonnollinen henkilö)
• asiakirjan jakelutiedot

6. Käytettävät tietojärjestelmät

Dynasty for SQL 6.4

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Yliopiston toiminnan tuloksena syntyneet ja yliopistolle saapuneet asiakirjat sekä sopimukset, joissa yliopisto on sopijapuolena.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

• ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia
• diaariin sisältyviä julkisia henkilötietoja annetaan pyydettäessä nähtäväksi
• henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti
• salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, tai jos siitä on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty (JulkL 26§)
• asianosaiselle pyynnöstä JulkL 11§:n mukaisesti
• tieto itseä koskevasta asiakirjasta JulkL 12§:n mukaisesti

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yliopiston henkilötietoja suojataan osana normaalia tietoturvallisuuden ylläpitämistä. Yliopiston tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta yliopistolla, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.
Yliopiston tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytänteiden mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja velvollisuudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei yleensä ulotu henkilötietoihin, joita yliopisto käsittelee lakisääteisen tehtävän perusteella, yleisen edun vuoksi, tai joihin yliopistolla on muu säilyttämisvelvoite.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Asetuksen tarkoittaman valvontaviranomaisen yhteystiedot, sekä ohjeet valituksen tekemiseen, liitetään tähän kun ne ovat saatavissa. Lakia valvontaviranomaisesta ei ole vielä annettu.
 
Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot ilmoituksen alussa.