Kirjastonjohtajan katsaus vuoteen 2023
Maailma ympärillämme muuttuu jatkuvasti eikä muutosten syihin, laajuuteen tai ajankohtaan aina voi vaikuttaa. Tulevaisuuden ennakointi seurauksiltaan vielä tuntemattomissa muutoksissa edellyttää niin yksilöiltä kuin organisaatiolta joustavuutta, ennakkoluulottomuutta ja valmiutta kokeilla vaihtoehtoisia toimintatapoja. Näitä ominaisuuksia kirjasto ja kirjastolaiset ovat menneen vuodenkin aikana työssään tarvinneet ja myös osoittaneet.
Yliopiston hallitus päätti alkuvuodesta 2023 talouden sopeuttamisohjelmasta, jonka tavoitteet ja toimenpiteet koskivat kaikkia yliopiston yksiköitä. Tässä tilanteessa oli selvää, että kirjaston tärkeimmäksi tehtäväksi muodostui sen toiminnan ja ydinpalvelujen taloudellisten ja toiminnallisten edellytysten määrittely, ennakointi ja mahdollisimman hyvä varmistaminen.
Muutama vuosi aiemmin tehdyn toimintamallitarkastelun tavoitteita oli ollut mm. arvioida, oliko kirjaston yliopistoyhteisölle tarjoamien palvelujen tuottaminen järjestetty tavalla, joka on mahdollisimman tarkoituksenmukainen niin palvelun asiakkaiden kuin kirjaston näkökulmasta. Taustalla oli jo tuolloin huoli siitä, että samalla kun asiakaskunnan muuttuvien tarpeiden myötä kirjaston tehtävät lisääntyvät, ei näytä todennäköiseltä, että henkilöstön määrä kasvaa. Keskeisiä tavoitteita toimintamalliuudistusta toimeenpantaessa olikin juuri asiakastarpeiden muutosten tunnistaminen ja henkilöresurssien harkittu ja priorisoitu suuntaaminen relevanttien palvelujen turvaamiseksi ja kehittämiseksi. Myös talouden sopeuttamisohjelman kannalta toimintamalliuudistukseen perustuvat - sekä toteutetut että suunnitteilla olevat - toimenpiteet osoittautuivat hyödyllisiksi. Kehittämistä jatkettiin kautta kirjaston tältä pohjalta samalla kun konkreettisia säästötoimia ryhdyttiin toteuttamaan.
Säästöjä keskittämällä ja uusilla tilaratkaisuilla
Säästöjä etsittiin ensisijaisesti tilaratkaisuista. Tilakustannuksia pystyttiinkin pienentämään, kun kävi mahdolliseksi luopua Quantumin kirjastosta. Historian, kulttuurin- ja taiteidentutkimuksen kirjaston siirryttyä Teutorin kiinteistöstä uusiin tiloihin humanistisen tiedekunnan yhteyteen Arcanumiin voitiin lääketieteellisiä, matemaattis-luonnontieteellisiä ja teknillisiä tieteenaloja palvelevat kirjastot keskittää yhdeksi kokonaisuudeksi Teutoriin.
Myös kirjaston hankkimiin tietoaineistoihin allokoitavan määrärahan supistumiseen oli varauduttu, mutta säästötarpeet jäivät maltillisiksi mm. juuri tilaratkaisuilla toteutettujen säästöjen ansioista. Tietoaineistotarjonta onkin edelleen säilynyt kirjastossamme hyvällä tasolla. Henkilöstökuluista säästettiin jättämällä vuoden aikana täyttämättä joitakin avoimeksi tulleita tehtäviä. Näillä toimenpiteillä tavoitteet talouden tasapainottamiseksi onnistuttiin kirjaston osalta hyvin saavuttamaan.
Tieteenalaryhmä tarjoaa tiedekunnalle yhden luukun palvelut
Vuoden mittaan kirjasto ylläpiti ja kehitti toimintaansa ja monipuolisia palvelujaan innovatiivisella otteella. Erityisesti uudistettiin tapaa, jolla tieteenalapalvelut tuotetaan: uudet tieteenalaryhmät muokkasivat toimintaansa yhden luukun palveluna tiedekunnille. Asiakkaille uudistuksien toivotaan merkitsevän entistä sujuvampaa palvelukokemusta. Tarkoitus on, että palvelujen sisältö sekä vastaa eri asiakasryhmien nykyisiin tarpeisiin että ennakoi tulevaa. Tieteenaloille suunnattavien palvelupalettien perustana on ajatus, että kaikilla tulee olla käytettävissä samat palvelut. Tieteenalojen välillä on kuitenkin eroja, mikä otetaan kehittämistyössä huomioon erilaisilla painotuksilla palvelupaletissa.
Uudistuksia opetukseen ja asiakaspalveluun
Sama tasapuolisuuden tavoite koskee kirjaston opetuksia. Vuoden aikana opetuksia uudistettiin sisällön, rakenteiden ja käytettävien kanavien osalta. Monimuoto-opetusta lisättiin ja avoimen tieteen ja datanhallinnan opetusta annettiin entistä laajemmin myös perustutkinto-opiskeijoille. Kirjaston opetusten integrointia tutkinto-opetuksiin edistettiin onnistuneesti yhteistyössä vararehtorin ja koulutusvaradekaanien kanssa. Kirjastossa myös laadittiin paljon huomiota saanut tekoälyopas.
Monikanavaisuus ja hyvä saavutettavuus on myös lähiasiakaspalvelun päämäärä. Asiakaspalvelua uudistettiin lisäämällä ja laajentamalla tilojen omatoimikäyttöä. Tilojen suhteen merkillepantavaa oli käyttöasteen kasvu pandemiavuosien jälkeen: syyskaudella käyntikerrat nousivat jo vuoden 2019 tasolle. Opiskelijapalautteessa korostui kirjastotilojen merkitys ja uudenlaiset käyttötarpeet, kuten ryhmätyöskentelymahdollisuus etäopetukseen osallistuttaessa. Näitä toiveita toteutetaan pilottina kauppakorkeakoulun kirjastotilojen remontissa, joka käynnistyi vuoden aikana ja arvioiden mukaan valmistuu vuonna 2024.
255 metriä vapaakappaleita ja tietoaineistohankintaa yli 4 miljoonalla eurolla
Tietoaineistot ovat jo pitkään muodostaneet kirjaston suurimman menolajin. Se on ollut tietoisen kehittämisen tulosta, johon on syytä olla tyytyväinen, sillä vapaakappalekirjastona tiloja tarvitaan jatkuvasti myös painetuille kokoelmille. Vuonna 2023 kirjasto hankki tietoaineistoja yliopistoyhteisön ja yliopistollisen sairaalan käyttöön yhteensä yli 4 miljoonalla eurolla. Se myös tuki avointa julkaisemista mm. maksamalla keskitetysti useihin tietoaineistosopimuksiin sisältyviä julkaisumaksuja.
Lakisääteisestä tehtävästään kirjasto huolehti ottamalla vastaan ja käsittelemällä 255 metriä vapaakappaleita. Kirjaston tietoaineistopolitiikkaa ryhdyttiin uudistamaan vuoden 2023 aikana.
Verkostoja ja yhteistyöhankkeita eri sidosryhmien kanssa
Kirjasto teki myös monipuolista yhteistyötä sidosryhmiensä ja asiakkaidensa kanssa. Yliopiston digiohjelman toteuttamiseen ja digivisiotyöhön osallistuttiin aktiivisesti. Avoimen tieteen palveluja edistettiin mm. avoimen oppimisen linjaustyössä. Kirjasto oli mukana tiedolla johtamisen työryhmässä ja jatkoi jo pitkään tekemäänsä työtä esteettömyyden ja saavutettavuuden kehittämiseksi. Yhteistyössä Turun yliopiston kirjaston, Levd religion i medeltida Finland -hankkeen ja Turku Centre for Medieval and Early Modern Studies (TUCEMEMS) kanssa syntyivät upeat Pyhän Birgitan juhlavuoden näyttelyt Feeniks-kirjastoon ja verkkoon. Kuluneena vuonna kirjaston edustajia toimi mm. Avoimen tieteen koordinaation ja Kansalliskirjaston työ- ja ohjausryhmissä, DMP Tuuli - ohjausryhmässä, FinELibin strategiaryhmässä, Yliopistokirjastojen verkostossa FUNissa ja kansallisessa ja pohjoismaisessa Alma-käyttäjäverkostossa. Kansainvälisyyttä edistettiin esimerkiksi ottamalla vastaan vierailijoita Erasmus-ohjelman puitteissa ja jäsenyyksillä Sparc Europe-ohjausryhmässä ja Research Data Alliancessa.
Kauan eläköön Turun yliopiston kirjasto!
Alkanut vuosi tuo uudenlaisia muutoksia sekä kirjastoon että omalle kohdalleni. Vuoden 2023 myötä päättyi yliopistokirjaston johtajana kulkemani lähes neljännesvuosisadan pituinen taival, josta viimeiset 14 vuotta Turun yliopiston kirjastossa. Kuluneiden työvuosien aikana olen ilolla saanut huomata, että osaavalla, innovatiivisella ja kehittämiskykyisellä kirjastolla on kaikki mahdollisuudet menestyä jatkossakin, puhaltavatpa ympärillä millaiset muutosten puhurit tahansa.
Lopuksi haluan kiittää kirjaston henkilökuntaa ja kaikkia yhteistyökumppaneita eri tahoilla unohtumattomista vuosista. Kauan eläköön ja hyvin voikoon Turun yliopiston kirjasto!
Ulla Nygrén
Kirjoittaja toimi Turun yliopiston kirjaston johtajana vuosina 2010 - 2023