Kirjaston tilojen ja laitteiden varausohje

Voit varata kirjaston ryhmätyöhuoneita ja laitteita utu-sähköpostin avulla. Varaus tehdään Outlook-kalenterin kautta. (Ei toimi Chrome-selaimella). 

Jos sinulla ei ole utu-tunnuksia, voit tehdä varauksia ottamalla yhteyttä ko. kirjaston asiakaspalveluun. 

Ryhmätyöhuoneen voi varata kahdeksi tunniksi kerrallaan ja ne ovat käytössä vain kirjaston aukioloaikoina.

Varauksen teko Outlook WebAppissa

Varatessasi huoneen tai laitteen nimesi ja varauksesi otsikko näkyy muille käyttäjille Outlookissa tilojen varausnäytöissä. Mikäli et halua näiden tietojen näkyvän voit pyytää kirjaston asiakaspalvelua tekemään varauksen puolestasi niin, että nimesi ei näy varauksessa. 

1. Aloita avaamalla Outlookin verkkoversion kalenteri.

avaa kalenteri

2. Valitse kalenterin vasemmasta yläkulmasta "uusi tapahtuma". Voit valita samalla varauksesi ajan ja aiheen.

uusi tapahtuma

3. Lisää huoneet ja laitteet osallistujina. 

lisää osallistujat

4. Voit avata huonevalikon ruudun vasemmalla laidalla olevasta nuolesta (>>), sen kautta voi valita myös laitteet. Voit myös lisätä muut osallistujat nyt. Huoneet, laitteet ja osallistujat lisätään +-merkistä. Tämä valikko näyttää vain valitsemanasi aikana vapaana olevat huoneet ja laitteet:

huonevalikko

5. Jos löydät vapaan huoneen valitsemanasi aikana, valitse se ja ja paina lähetä. Jos et löydä vapaata huonetta voit hakea uusia aikoja ajoitustoiminnolla. Ajoitustoiminnolla voit tarkastella yhden huoneen tilannetta kerrallaan. Ajoitustoiminto ei toimi laitteille

ajoitustoiminto

6. Löydettyäsi sopivan ajan paina "OK" jolloin palaat edelliseen valikkoon ja voit lähettää varauksesi eteenpäin.

lähetä varaus eteenpäin

7. Saat varauksesta ilmoituksen sähköpostiisi. Muista lukea ilmoitus.

8.  Voit perua varauksesi klikkaamalla sitä hiiren oikealla painikkeella. 

varauksen peruminen

8. Aikavyöhyke

Huomaathan, että mikäli sinulla on Outlookissa väärä aikavyöhyke varauksesi ei näy oikeaan aikaan tilojen kalentereissa. Voit vaihtaa aikavyöhykkeen oikeaksi outlookin asetuksista (verkkoversion oikean yläkulman hammasratas) 

aikavyöhyke

 

Alla on lista kirjaston varattavista laitteista ja tiloista varauksen tekemisen helpottamiseksi:

CAL 1003 (Kirjasto, Ponsi)
CAL 1066 (Kirjasto, Mietintö)
CAL 1079 (Kirjasto, Pykälä)
CAL 1080 (Kirjasto, Artikla)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 1)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 2)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 3)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 4)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 5)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 6)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 7)
EDU KH174 (kirjasto, ryhmätyöhuone 8)
EDU KH253 (vain henkilökunta)
EDU KH262 (kirjasto, ryhmätyöhuone)
EDU KH272 (vain henkilökunta)
FEE KH122 (Kirjasto, Koskenniemi) (vain henkilökunta)
FEE KH310 (Kirjasto, Rantakari)
FEE KH311 (Kirjasto, Laurikkala)
FEE KH312 (Kirjasto, Kaila)
FEE kirjasto skannerikone (laite)
FEE mikrofilmilukulaite 1 (vanha) (laite)
FEE mikrofilmilukulaite 2 (uusi) (laite)
FEE verkkoarkisto- ja Kavi-arkistopääte (laite)
TEU KH0502 (Kirjasto, Kaari)
TEU KH0508 (Kirjasto, Parkki)
TEU KH1009 (Kirjasto, Vanha hissi)
TEU Valvomo (Kavi-arkistopääte) (laite)
TEU Valvomo (Vera-verkkoarkistopääte) (laite)

Älä varaa Teutorin huoneita 203 tai 303.

 

 

Varauksen teko Outlookissa

Varatessasi huoneen tai laitteen nimesi ja varauksesi otsikko näkyy muille käyttäjille Outlookissa tilojen varausnäytöissä. Mikäli et halua näiden tietojen näkyvän, voit pyytää kirjaston asiakaspalvelua tekemään varauksen puolestasi niin, että nimesi ei näy varauksessa. 

 1. Klikkaa uusi kokouspyyntö/new meeting request.

uusi kokouspyyntö

2. Valitse aika ja päivämäärä sekä anna kokoukselle mahdollinen aihe.

valitse aika

3. Klikkaa resurssit/resources.

resurssit

4.  Klikkaa huoneet/rooms 

Jos varaat laitetta, laajenna luetttelo ja valitse laitteet/all equipment, esim. erillinen skanneri 

huoneet

5. . Valitse tuplaklikkaamalla haluamasi määrä huoneita haluamassasi kirjastossa ( Esim. Educariumissa ryhmätyöhuoneet 1-8) ja paina OK

valitse huoneet

katso vapaat ajat

6. Klikkaa ajoitustoiminto/scheduling assistant, joka näyttää mahdolliset vapaat ajat.

ajoitustoiminto

7. Poista ruksi muiden kuin valitsemasi huoneen edestä ja klikkaa lähetä.

valitse huone tai laite

8. Saat varauksesta varmistuksen sähköpostiisi.

9. Voit halutessasi perua varauksen kaksoisklikkaamalla kalenterissasi olevaa varausta. Klikkaa sen jälkeen alla olevassa kuvassa olevaa taulukkoa muistuttavaa Cancel meeting –painiketta, jonka jälkeen paina vasemmasta yläkulmasta Send-painiketta.

peru varaus

10. Aikavyöhyke

Huomaathan, että mikäli sinulla on Outlookissa väärä aikavyöhyke varauksesi ei näy oikeaan aikaan tilojen kalentereissa. Voit vaihtaa aikavyöhykkeen oikeaksi outlookin asetuksista (verkkoversion oikean yläkulman hammasratas) 

aikavyöhyke

 

Lisätietoja tilojen varaamisesta IT-palveluiden intra-sivuilla (utu-tunnuksilla).

 

Varauksen teko ilman utu-tunnuksia

Jos sinulla ei ole utu-tunnuksia, voit varata ryhmätyötiloja ja kirjaston laitteita ottamalla yhteyttä ko. kirjaston asiakapalveluun.