Vain henkilökunnan varattavissa olevat kirjaston tilat

Turun yliopiston henkilökunta voi varata kolmea kirjaston ryhmätyöhuonetta utu-sähköpostin avulla:

  • KH253 Fröbel (Educariumin kirjasto)
  • KH272 Montessori (Educariumin kirjasto)
  • KH122 Koskenniemi (Feeniks-kirjasto)

Varaus tehdään Outlook-kalenterin kautta (ei toimi Chrome-selaimella).

Muut kuin henkilökunta eivät pysty näitä huoneita varaamaan.

Ryhmätyöhuoneen voi varata kahdeksi tunniksi kerrallaan ja ne ovat käytössä vain kirjaston aukioloaikoina.

Kaikki muut kirjaston varattavat tilat ja laitteet varataan Asio-varausjärjestelmän kautta (ohjeet).

Varauksen teko Outlook WebAppissa

Varatessasi huoneen tai laitteen nimesi ja varauksesi otsikko näkyy muille käyttäjille Outlookissa tilojen varausnäytöissä. Mikäli et halua näiden tietojen näkyvän voit pyytää kirjaston asiakaspalvelua tekemään varauksen puolestasi niin, että nimesi ei näy varauksessa. 

1. Aloita avaamalla Outlookin verkkoversion kalenteri.

avaa kalenteri

2. Valitse kalenterin vasemmasta yläkulmasta "uusi tapahtuma". Voit valita samalla varauksesi ajan ja aiheen.

uusi tapahtuma

3. Lisää huoneet ja laitteet osallistujina. 

lisää osallistujat

4. Voit avata huonevalikon ruudun vasemmalla laidalla olevasta nuolesta (>>), sen kautta voi valita myös laitteet. Voit myös lisätä muut osallistujat nyt. Huoneet, laitteet ja osallistujat lisätään +-merkistä. Tämä valikko näyttää vain valitsemanasi aikana vapaana olevat huoneet ja laitteet:

huonevalikko

5. Jos löydät vapaan huoneen valitsemanasi aikana, valitse se ja ja paina lähetä. Jos et löydä vapaata huonetta voit hakea uusia aikoja ajoitustoiminnolla. Ajoitustoiminnolla voit tarkastella yhden huoneen tilannetta kerrallaan. Ajoitustoiminto ei toimi laitteille

ajoitustoiminto

6. Löydettyäsi sopivan ajan paina "OK" jolloin palaat edelliseen valikkoon ja voit lähettää varauksesi eteenpäin.

lähetä varaus eteenpäin

7. Saat varauksesta ilmoituksen sähköpostiisi. Muista lukea ilmoitus.

8.  Voit perua varauksesi klikkaamalla sitä hiiren oikealla painikkeella. 

varauksen peruminen

8. Aikavyöhyke

Huomaathan, että mikäli sinulla on Outlookissa väärä aikavyöhyke varauksesi ei näy oikeaan aikaan tilojen kalentereissa. Voit vaihtaa aikavyöhykkeen oikeaksi outlookin asetuksista (verkkoversion oikean yläkulman hammasratas) 

aikavyöhyke

 

 

 

 

Varauksen teko Outlookissa

Varatessasi huoneen tai laitteen nimesi ja varauksesi otsikko näkyy muille käyttäjille Outlookissa tilojen varausnäytöissä. Mikäli et halua näiden tietojen näkyvän, voit pyytää kirjaston asiakaspalvelua tekemään varauksen puolestasi niin, että nimesi ei näy varauksessa. 

 1. Klikkaa uusi kokouspyyntö/new meeting request.

uusi kokouspyyntö

2. Valitse aika ja päivämäärä sekä anna kokoukselle mahdollinen aihe.

valitse aika

3. Klikkaa resurssit/resources.

resurssit

4.  Klikkaa huoneet/rooms 

Jos varaat laitetta, laajenna luetttelo ja valitse laitteet/all equipment, esim. erillinen skanneri 

huoneet

5. . Valitse tuplaklikkaamalla haluamasi määrä huoneita haluamassasi kirjastossa ( Esim. Educariumissa ryhmätyöhuoneet 1-8) ja paina OK

valitse huoneet

katso vapaat ajat

6. Klikkaa ajoitustoiminto/scheduling assistant, joka näyttää mahdolliset vapaat ajat.

ajoitustoiminto

7. Poista ruksi muiden kuin valitsemasi huoneen edestä ja klikkaa lähetä.

valitse huone tai laite

8. Saat varauksesta varmistuksen sähköpostiisi.

9. Voit halutessasi perua varauksen kaksoisklikkaamalla kalenterissasi olevaa varausta. Klikkaa sen jälkeen alla olevassa kuvassa olevaa taulukkoa muistuttavaa Cancel meeting –painiketta, jonka jälkeen paina vasemmasta yläkulmasta Send-painiketta.

peru varaus

10. Aikavyöhyke

Huomaathan, että mikäli sinulla on Outlookissa väärä aikavyöhyke varauksesi ei näy oikeaan aikaan tilojen kalentereissa. Voit vaihtaa aikavyöhykkeen oikeaksi outlookin asetuksista (verkkoversion oikean yläkulman hammasratas) 

aikavyöhyke

 

Lisätietoja tilojen varaamisesta IT-palveluiden intra-sivuilla (utu-tunnuksilla).

 

Varauksen teko ilman utu-tunnuksia

Jos olet yliopiston henkilökuntaa ja sinulla ei ole utu-tunnuksia, voit varata ryhmätyötiloja ottamalla yhteyttä ko. kirjaston asiakapalveluun.