Kauppakorkeakoulun tietosuojailmoitukset

Turun kauppakorkeakoulun toiminnan arviointi osana kansainvälistä AACSB-akkreditointiprosessia

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tiedot kerätään Turun kauppakorkeakoulun toiminnan ja vaikuttavuuden arviointia (tutkimuspisteytys ja professionaalisen ja pedagogisen toiminnan pisteytys) varten. Kerättäviä tietoja käytetään kansainvälisen AACSB -akkreditoinnin edellyttämän Continuous Improvement Review -raportin laatimisessa ja kauppakorkeakoulun strategisessa suunnittelussa ja kehittämisessä. Tiedot kerätään Turun yliopiston tutkimustietojärjestelmän (UTUCRIS), henkilötietojärjestelmän (PERSONEC), opintorekisterijärjestelmän (NettiOpsu, Peppi, UTUGradu) ja työsuunnitelmien (Sole TM) kautta. Lisäksi arviointia varten kerätään ja tallennetaan vastaavia tietoja tuntiopettajien ansioluetteloista (CV- ja julkaisutiedot).

Tietoja käsittelee Turun yliopiston henkilökunta, jonka työtehtäviin näiden tietojen käsittely kuuluu. Lupa henkilötietojen käsittelyyn tulee työtehtävien kautta.

Käsittelyperuste

Käsittely perustuu yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen sekä toiminnan kehittämiseen. Lisäksi tietosuoja-asetuksen 6.1 Art f)-kohdassa kuvatun oikeutetun edun perusteella tietoja käytetään kansainvälisen AACSB-akkreditoinnin vaatimaan kauppakorkeakoulun opettajien ja tutkijoiden pätevyyden osoittamiseen

Rekisterin pitäjä

Turun yliopisto
20014 TURUN YLIOPISTO
puh. 029 450 5000
faksi 029 450 5040 
kirjaamo(at)utu.fi

Yhteystiedot

Turun kauppakorkeakoulu, tiedekuntapäällikkö, tse-tiedekuntapaallikko@utu.fi

Rekisterin tietosisältö

Akkreditointidokumentaatiota varten kerättäviä tietoja ovat:

  • Työntekijän (opetus- ja tutkimushenkilökunta) etu- ja sukunimi, oppiaine/yksikkö, korkein suoritettu tutkinto, em. tutkinnon suoritusvuosi, ja työsuhteen alkamisvuosi (PERSONEC).
  • Työntekijän (opetus- ja tutkimushenkilökunta) julkaisu- ja aktiviteettitiedot (UTUCRIS).
  • Työntekijän (opetus- ja tutkimushenkilökunta) opettamien kurssien tiedot, ja opetus- ja ohjausmäärät (NettiOpsu, Peppi, UTUGradu, erillinen Webropol-kysely sekä Sole TM).
  • Lisäksi arviointia varten kerätään ja tallennetaan vastaavia tietoja tuntiopettajien ansioluetteloista (CV- ja julkaisutiedot).

Henkilötietojen säilytysaika ja -paikka

Kauppakorkeakoulun AACSB-akkreditointi arvioidaan uudelleen 5 vuoden välein. Arvioinnin suorittava ryhmä (Peer Review Team) käyttää arvioinnissa pääsääntöisesti viiden arviointivuotta edeltävän vuoden toiminnan arvioinnin tietoja. Tämän lisäksi heillä on AACSB:n sääntöjen mukaan oikeus pyytää arvioinnin tueksi myös tätä vanhempia tietoja. Tietojen säilytysaika on tästä syystä 15 vuotta. Akkreditointidokumentaatiota varten kerätyt ja kootut tiedot säilytetään Turun yliopiston verkkolevyllä tai Seafile -pilvipalveluissa, niille tarkoitetussa kansiossa, johon pääsy on rajattu asian valmistelijana toimiville Turun yliopiston työntekijöille.

Tietojen julkisuus tai salassapito

Akkreditoinnin edellyttämää Continuous Improvement Rewiew -raporttia varten kootut tiedot toimitetaan akkreditoinnista päättävälle komitealle (Continuous Improvement Review Committee, CIRC) ja arviointiryhmälle (Peer Review Team, PRT). Akkreditointiorganisaatio AACSB International, jonka nimissä sekä CIRC että PRT toimivat, on huomioinut toiminnassaan uudet eurooppalaiset tietosuojaa koskevat säädökset ja on sitoutunut niiden noudattamiseen: https://www.aacsb.edu/privacy/gdpr

Toiminnan arvioinnin tiedot (tutkimuspisteytys ja professionaalisen ja pedagogisen toiminnan pisteytys) toimitetaan yksikönjohtajille ja esimiehille. Tutkimuspisteytyksen tiedot julkaistaan lisäksi Turun kauppakorkeakoulun sähköisessä työryhmätilassa, jonne on pääsy vain kauppakorkeakoulun henkilökunnalla. Turun kauppakorkeakoulun toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden julkisissa esityksissä tietoja ei yhdistetä niitä antaneisiin yksittäisiin henkilöihin.

Muut informoitavat tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa ja oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

UTUCRIS-järjestelmään tallennetut henkilön profiilitiedot, julkaisutiedot ja julkaisujen rinnakkaistallenteet ovat julkisia. Henkilö voi itse syöttäessään määrittää myös muita tietoja ja julkaisu- ja asiantuntijaluettelonsa julkiseksi näkyväksi. Henkilöllä on oikeus poistaa itse tai pyytää julkisesti näkyvien tietojensa poistamista siltä osin kun ne eivät ole Turun yliopiston henkilöhaun ja asiantuntijarekisterin sisältämiä määrämuotoisia tietoja.

Henkilö näkee itse omat UTUCRIS-järjestelmään tallentamansa tiedot ja liitteet sekä järjestelmään muista järjestelmistä tuodut tiedot. Henkilö voi tarvittaessa muokata ja oikaista osan tiedoista itse. Osa tiedoista oikaistaan henkilön pyynnöstä lähdejärjestelmiin.

Tietoturvaloukkaukset UTUCRIS-järjestelmässä voidaan havaita ja niistä ilmoitetaan asetuksen mukaisesti. Rekisterin käytöstä lokiin kertyviä tietoja käytetään palvelimen ja tietoliikenteen kapasiteetin seurantaan sekä teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Pääsy lokitietoihin on sallittu henkilöille, jotka osallistuvat edellä kuvattujen ongelmien selvittämiseen.

> Tutkimustietojärjestelmän (UTUCRIS) tietosuojailmoitus Turun yliopiston intranetissä

> Henkilöstöjärjestelmän (PERSONEC) tietosuojailmoitus

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on Turun yliopiston tietosuojavastaava dpo@utu.fi.