Väitöskirjatutkijan aktiivisuus ja passiivirekisteriohjeet jatko-opiskelijalle

Turun yliopistossa seurataan ja tuetaan opiskelijoiden tutkintojen etenemistä. Väitöskirjatutkijalta edellytetään puolestaan aktiivisuutta; hänen on jatko-opiskelijana tehtävä väitöstutkimusta ja suoritettava jatko-opintoja. Aktiivinen opiskeluoikeus oikeuttaa paitsi ohjaukseen yhden tai useamman vanhemman tutkijan ohjauksessa sekä jatko-opintokurssien suorittamiseen, mutta myös yliopiston käyttäjätunnukseen, sähköpostiin sekä erilaisten aineistojen ja tietojärjestelmien käyttöön. Lisäksi tohtoriohjelmien ja tutkijakoulun tuki on tarjolla aktiivisen opiskeluoikeuden omaaville.

Turun yliopiston 1.8.2018 voimaan astuneessa opintojohtosäännössä (OJS) määrätään väitöskirjatutkijan (tohtorikoulutettavan) aktiivisuudesta (OJS 2018, 5.2.). Opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena perustuu väitöskirjatutkijoiden edistymistä koskevaan vuosiseurantaan, jonka tohtoriohjelmat järjestävät. Aktiivisena pysyäkseen väitöskirjatutkijan tulee palauttaa seurantaraportti vuosittain ja ohjaajan tulee ilmaista puoltava kanta oikeuden aktiivisena säilymiselle. Lisäksi jatko-opiskelijan (väitöskirjatutkijan) on ilmoittauduttava vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.

Uudessa aktiivisuuden seurannassa väitöskirjatutkijoiden todelliset tilanteet ja mahdolliset haasteet tutkinnon suorittamisessa tulevat paremmin väitöskirjatutkijaa ja ohjaajaa tukevan tohtoriohjelman tietoon. Ohjelmassa pystytään kohdentamaan resursseja tehokkaammin sekä tukemaan tavoitteen mukaista valmistumista.

Väitöskirjatutkijan aktiivisuuteen vaikuttavat tekijät

Väitöskirjatutkija toimittaa vuosittain tammikuussa tutkijakoulun linjausten ja tohtoriohjelman ohjeistuksen mukaisesti seurantaraportin (progress report) edistymisestään. Väitöskirjatutkija osallistuu vuosiseurantaan ensimmäisen kerran 1 vuoden tai 1,5 vuoden kuluttua opiskeluoikeuden saamisesta.

Vuosiseurantaraporttia käytetään aktiivisuuden seurannassa. Väitöskirjatutkijan opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena edellyttää:

  • Ilmoittautumista vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.
  • Vuosiseurantaraportin palauttamista tammikuussa, mikäli on ilmoittautunut läsnä olevaksi.
  • Ohjaajan tulee ilmaista puoltava kantansa oikeuden aktiivisena säilymiselle. Ohjaajat tuntevat ohjattaviensa tilanteen, edistymisen ja myös mahdolliset katkokset tai keskeytykset, jolloin heidän näkemyksensä on tärkeä arvioitaessa väitöskirjatutkijan tilannetta.

Aktiivisuuden tarkastelun uusi menettely ei juuri tuo muutosta tutkintoaan suorittavien väitöskirjatutkijoiden elämään. Yliopistoon ilmoittautuminen ja seurantaraportointi tohtoriohjelmaan Saimi-järjestelmässä ovat jo aiemmin kuuluneet jatko-opiskelijan tehtäviin. Myöskään ohjaajan osalta uusi menettely ei tuo kohtuutonta lisätyötä: yksi ohjaaja ottaa kantaa väitöskirjatutkijan aktiivisuuteen sähköisessä UGIS-järjestelmässä ja selkeissä tilanteissa mahdollisimman kevyellä kirjauksella. Mahdollisissa epäselvissä ja ristiriitatilanteissa tohtoriohjelma selvittää ja kuulee asianosaisia ja pystyy myös tarjoamaan tukea väitöskirjatutkijalle ja ohjaussuhteeseen. Normaalisti jatko-opiskeluaan suorittavan ja ohjaajaansa yhteydessä olevan väitöskirjatutkijan ei tarvitse olla huolissaan opiskeluoikeutensa aktiivisuusstatuksen säilymisestä.

Lisensiaatintutkintoa suorittavan jatko-opiskelijan opiskeluoikeuden aktiivisuuden tarkastelu tapahtuu tiedekunnissa. Myös hänen tulee ilmoittautua vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi etenee seuraavasti:

Tammikuu

  • väitöskirjatutkija täyttää seurantaraportin sähköisessä Saimi-järjestelmässä tammikuussa
  • tohtoriohjelma muistuttaa raportoinnista viikko ennen Saimin sulkeutumista
  • raportista siirretään tietoja UGIS:een

Helmikuu

  • ohjaajille lähetetään kannanottopyyntö aktiivisuudesta viim. viikko Saimin sulkeutumisen jälkeen: vastausaikaa on 3 viikkoa ja ohjaaja kirjaa kantansa UGIS:een, ohjaajia muistutetaan noin viikko ennen vastausajan päättymistä

Maaliskuu

  • tohtoriohjelma käy maaliskuun aikana läpi raportit ja ohjaajien kannanotot aktiivisuuden arvioinnin kannalta sekä lähettää selvityspyynnöt tarpeen vaatiessa asianosaisille. Asianmukaisesti täytettyjen ja ohjaajan puoltavan kannan sisältävien seurantaraporttien tapauksessa opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena on selvää ilman tohtoriohjelman ratkaisuja tai toimenpiteitä.

Huhtikuu

  • pyydettyjen selvitysten toimittamiselle on 2 viikon määräaika (vastaukset viim. huhtikuun puolivälissä)

Toukokuu

  • tohtoriohjelma tekee ratkaisun tutkijakoulun päättämien linjausten ja kriteerien puitteissa sekä tiedottaa Opiskelijakeskusta passiiviseksi siirrettävistä opiskeluoikeuksista viimeistään 15.5.
  • UGIS:ssa tiedotetaan väitöskirjatutkijaa, mikäli opiskeluoikeus siirretään 31.7. passiiviseksi

Jatko-opiskelijan opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi, mikäli hänen tutkintonsa suorittaminen ei ole edennyt. Väitöskirjatutkijan opiskeluoikeus voidaan siirtää passiivirekisteriin esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • väitöskirjatutkija on ilmoittautunut poissaolevaksi kolmena peräkkäisenä lukuvuonna
  • väitöskirjatutkija ei palauta vuosiraporttia ja ohjaaja puoltaa opiskeluoikeuden siirtämistä passiiviseksi
Passiivirekisterissä olevan jatko-opiskeluoikeuden aktivointi

Mikäli opiskeluoikeus siirtyy prosessin myötä passiiviseksi, se ei edellenkään tarkoita opiskeluoikeuden menettämistä kokonaan. Passiivisen jatko-opiskeluoikeuden palauttaminen aktiiviseksi edellyttää toteuttamiskelpoisen suunnitelman toimittamista tohtoriohjelman ja tiedekunnan ohjeiden mukaisesti. Toteuttamiskelpoinen suunnitelma sisältää vähintään seuraavat osat:

  • ohjaussuunnitelma
  • aikataulusuunnitelma ja ohjaajan hyväksymä päivitetty tutkimussuunnitelma
  • jatko-opintosuunnitelma

Kun opiskelija haluaa myöhemmin aktivoida opiskeluoikeutensa, tulee hänen laatia tiedekunnan ohjeistamat toteuttamiskelpoiset suunnitelmat ja palauttaa ne tiedekuntaan yhdessä aktivoimislomakkeen (Lomake passiivirekisterin välttämiseksi tai opiskeluoikeuden aktivoimiseksi) kanssa. Tiedekunta, johon kuuluvasta opiskeluoikeudesta on kyse, tekee päätöksen opiskeluoikeuden aktivoinnista.

Ota yhteyttä tiedekuntaasi tarkennettuja ohjeita varten ennen kuin toimitat opiskeluoikeuden aktivoimiseen liittyvät dokumentit.

Tiedekuntakohtaiset yhteyshenkilöt:

  • Humanistinen tiedekunta: Meri Heinonen, humpostgraduate(a)utu.fi
  • Kasvatustieteiden tiedekunta: Anne Niemimäki, edupostgraduate(a)utu.fi
  • Lääketieteellinen tiedekunta: Outi Irjala, med-doctoral(a)utu.fi
  • Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta: Sanna Ranto, sci-docstudies(a)utu.fi tiedekunnan ohjeet
  • Oikeustieteellinen tiedekunta: lawpostgraduate(a)utu.fi
  • Teknillinen tiedekunta: Sanna Ranto, tech-doc(a)utu.fi tiedekunnan ohjeet
  • Turun kauppakorkeakoulu: Jenni Heervä, tsedoctoralprogramme(a)utu.fi
  • Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta: Vesa Rautio, socpostgraduate(a)utu.fi