Tohtorikoulutettavan aktiivisuus ja passiivirekisteriohjeet jatko-opiskelijalle

Turun yliopistossa seurataan ja tuetaan opiskelijoiden tutkintojen etenemistä. Jatko-opiskelijalta edellytetään puolestaan aktiivisuutta; hänen on jatko-opiskelijana tehtävä väitöstutkimusta ja suoritettava jatko-opintoja. Aktiivinen opiskeluoikeus oikeuttaa paitsi ohjaukseen yhden tai useamman vanhemman tutkijan ohjauksessa sekä jatko-opintokurssien suorittamiseen, mutta myös yliopiston käyttäjätunnukseen, sähköpostiin sekä erilaisten aineistojen ja tietojärjestelmien käyttöön. Lisäksi tohtoriohjelmien ja tutkijakoulun tuki on tarjolla aktiivisen opiskeluoikeuden omaaville.

Turun yliopiston 1.8.2018 voimaan astuneessa opintojohtosäännössä (OJS) määrätään tohtorikoulutettavan aktiivisuudesta (OJS 2018, 5.2.). Opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena perustuu tohtorikoulutettavien edistymistä koskevaan vuosiseurantaan, jonka tohtoriohjelmat järjestävät. Aktiivisena pysyäkseen tohtorikoulutettavan tulee palauttaa seurantaraportti vuosittain ja ohjaajan tulee ilmaista puoltava kanta oikeuden aktiivisena säilymiselle. Lisäksi jatko-opiskelijan on ilmoittauduttava vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.

Uudessa aktiivisuuden seurannassa tohtorikoulutettavien todelliset tilanteet ja mahdolliset haasteet tutkinnon suorittamisessa tulevat paremmin tohtorikoulutettavaa ja ohjaajaa tukevan tohtoriohjelman tietoon. Ohjelmassa pystytään kohdentamaan resursseja tehokkaammin sekä tukemaan tavoitteen mukaista valmistumista.

Tohtorikoulutettavan aktiivisuuteen vaikuttavat tekijät

Tohtorikoulutettava toimittaa vuosittain tammikuussa tutkijakoulun linjausten ja tohtoriohjelman ohjeistuksen mukaisesti seurantaraportin (progress report) edistymisestään. Tohtorikoulutettava osallistuu vuosiseurantaan ensimmäisen kerran 1 vuoden tai 1,5 vuoden kuluttua opiskeluoikeuden saamisesta.

Vuosiseurantaraporttia käytetään aktiivisuuden seurannassa. Tohtorikoulutettavan opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena edellyttää:

  • Ilmoittautumista vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.
  • Vuosiseurantaraportin palauttamista tammikuussa, mikäli on ilmoittautunut läsnä olevaksi.
  • Ohjaajan tulee ilmaista puoltava kantansa oikeuden aktiivisena säilymiselle. Ohjaajat tuntevat ohjattaviensa tilanteen, edistymisen ja myös mahdolliset katkokset tai keskeytykset, jolloin heidän näkemyksensä on tärkeä arvioitaessa tohtorikoulutettavan tilannetta.

Aktiivisuuden tarkastelun uusi menettely ei juuri tuo muutosta tutkintoaan suorittavien tohtorikoulutettavien elämään. Yliopistoon ilmoittautuminen ja seurantaraportointi tohtoriohjelmaan Saimi-järjestelmässä ovat jo aiemmin kuuluneet jatko-opiskelijan tehtäviin. Myöskään ohjaajan osalta uusi menettely ei tuo kohtuutonta lisätyötä: yksi ohjaaja ottaa kantaa tohtorikoulutettavan aktiivisuuteen sähköisessä UGIS-järjestelmässä ja selkeissä tilanteissa mahdollisimman kevyellä kirjauksella. Mahdollisissa epäselvissä ja ristiriitatilanteissa tohtoriohjelma selvittää ja kuulee asianosaisia ja pystyy myös tarjoamaan tukea tohtorikoulutettavalle ja ohjaussuhteeseen. Normaalisti jatko-opiskeluaan suorittavan ja ohjaajaansa yhteydessä olevan tohtorikoulutettavan ei tarvitse olla huolissaan opiskeluoikeutensa aktiivisuusstatuksen säilymisestä.

Lisensiaatintutkintoa suorittavan jatko-opiskelijan opiskeluoikeuden aktiivisuuden tarkastelu tapahtuu tiedekunnissa. Myös hänen tulee ilmoittautua vuosittain yliopistoon joko läsnä- tai poissaolevaksi.

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi

Aktiivisuuden arviointi- ja ratkaisuprosessi etenee seuraavasti:

Tammikuu

  • tohtorikoulutettava täyttää seurantaraportin sähköisessä Saimi-järjestelmässä tammikuussa
  • tohtoriohjelma muistuttaa raportoinnista viikko ennen Saimin sulkeutumista
  • raportista siirretään tietoja UGIS:een

Helmikuu

  • ohjaajille lähetetään kannanottopyyntö aktiivisuudesta viim. viikko Saimin sulkeutumisen jälkeen: vastausaikaa on 3 viikkoa ja ohjaaja kirjaa kantansa UGIS:een, ohjaajia muistutetaan noin viikko ennen vastausajan päättymistä

Maaliskuu

  • tohtoriohjelma käy maaliskuun aikana läpi raportit ja ohjaajien kannanotot aktiivisuuden arvioinnin kannalta sekä lähettää selvityspyynnöt tarpeen vaatiessa asianosaisille. Asianmukaisesti täytettyjen ja ohjaajan puoltavan kannan sisältävien seurantaraporttien tapauksessa opiskeluoikeuden säilyminen aktiivisena on selvää ilman tohtoriohjelman ratkaisuja tai toimenpiteitä.

Huhtikuu

  • pyydettyjen selvitysten toimittamiselle on 2 viikon määräaika (vastaukset viim. huhtikuun puolivälissä)

Toukokuu

  • tohtoriohjelma tekee ratkaisun tutkijakoulun päättämien linjausten ja kriteerien puitteissa sekä tiedottaa Opiskelijakeskusta passiiviseksi siirrettävistä opiskeluoikeuksista viimeistään 15.5.
  • UGIS:ssa tiedotetaan tohtorikoulutettavaa, mikäli opiskeluoikeus siirretään 31.7. passiiviseksi

Jatko-opiskelijan opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi, mikäli hänen tutkintonsa suorittaminen ei ole edennyt. Tohtorikoulutettavan opiskeluoikeus voidaan siirtää passiivirekisteriin esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • tohtorikoulutettava on ilmoittautunut poissaolevaksi kolmena peräkkäisenä lukuvuonna
  • tohtorikoulutettava ei palauta vuosiraporttia ja ohjaaja puoltaa opiskeluoikeuden siirtämistä passiiviseksi
Passiivirekisterissä olevan jatko-opiskeluoikeuden aktivointi

Mikäli opiskeluoikeus siirtyy prosessin myötä passiiviseksi, se ei edellenkään tarkoita opiskeluoikeuden menettämistä kokonaan. Passiivisen jatko-opiskeluoikeuden palauttaminen aktiiviseksi edellyttää toteuttamiskelpoisen suunnitelman toimittamista tohtoriohjelman ja tiedekunnan ohjeiden mukaisesti. Toteuttamiskelpoinen suunnitelma sisältää vähintään seuraavat osat:

  • ohjaussuunnitelma
  • aikataulusuunnitelma ja ohjaajan hyväksymä päivitetty tutkimussuunnitelma
  • jatko-opintosuunnitelma

Kun opiskelija haluaa myöhemmin aktivoida opiskeluoikeutensa, tulee hänen laatia yllämainitut suunnitelmat ja palauttaa ne tiedekuntaan yhdessä aktivoimislomakkeen (Lomake passiivirekisterin välttämiseksi tai opiskeluoikeuden aktivoimiseksi) kanssa. Tiedekunta, johon kuuluvasta opiskeluoikeudesta on kyse, tekee päätöksen opiskeluoikeuden aktivoinnista.